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Andreas Freimüller, CEO, nowtec solutions AG · 15.07.2026

Transparente Monats-Retainer für IT-Support von Vereinen — Preise und was drin steckt

nowtec solutions AG bietet laufenden IT-Support für Vereine, Stiftungen und NGOs in der Schweiz als monatlichen Retainer ab CHF 500. Eine persönliche Ansprechperson, definierte Reaktionszeiten, monatliche Status-Reports und klar abgegrenzte Projektleistungen. Keine versteckten Kosten, keine Aufschläge für „Remote" oder „kleine Anfragen". Konkrete Offerte nach Bestandsaufnahme im kostenlosen 60-Minuten-IT-Health-Check.

Was ein Retainer bei nowtec konkret ist

Ein Retainer ist ein monatlicher Fixbetrag, der eine definierte Bandbreite an IT-Support-Leistungen abdeckt. Im Unterschied zu einem Pay-per-Incident-Modell zahlt ihr nicht pro Ticket, sondern für Verfügbarkeit. Das hat drei Folgen:

  • Keine „Strafgebühr" für Anrufe. Wer im Retainer ist, fragt auch bei kleinen Dingen — Passwort-Reset, Drucker-Problem, neue Mailbox anlegen. Das ist im Fixpreis drin.
  • Planbare Kosten. Die Orgs weiss jeden Monat, was IT kostet. Kein Quartal mit Drei-Stellen-Rechnungen wegen eines Server-Ausfalls.
  • Persönliche Verantwortung. Wir kennen den Bestand, die Admins, die Pain-Points. Wer anruft, spricht nicht mit einem anonymen Callcenter, sondern mit CEO Andreas Freimüller oder CTO Vladimir Stajilov direkt.

Der Retainer ist bewusst nicht „All-you-can-eat". Bestimmte Leistungen — Migrationen, Neuinstallationen, grössere Sicherheits-Audits — sind Projektarbeiten und werden separat offeriert. Was im Retainer steckt und was nicht, regelt ein Anhang zum Vertrag.

Retainer-Stufen — nach Grösse und Bedarf

Der Einstieg liegt bei ab CHF 500 pro Monat für kleine Organisationen (typischerweise 1 bis 5 aktive IT-Nutzer:innen): eine persönliche Ansprechperson, definierte Reaktionszeiten, ein monatlicher Status-Report und klar abgegrenzte Leistungen. Remote-Support ab Zürich, Vor-Ort-Einsätze separat offeriert.

Grössere Organisationen erhalten eine entsprechend umfangreichere Stufe — mit mehr Nutzer:innen, kürzeren Reaktionszeiten, mehr enthaltenen Support-Stunden, Vor-Ort-Anteilen und, für Stiftungen mit Aufsichtspflichten, Audit-Begleitung. Die konkreten Beträge, Reaktionszeiten und enthaltenen Stunden hängen von Teamgrösse, Hosting-Modell und gewünschter Reaktionszeit ab und stehen erst in der schriftlichen Offerte nach der Bestandsaufnahme — alles andere wäre geraten.

Was im Retainer drin steckt

Der monatliche Fixbetrag deckt fünf Leistungsblöcke ab. Die Trennung ist nicht heilig — wenn ein Anliegen zwischen die Blöcke fällt, klären wir das proaktiv statt formal:

  • Helpdesk-Anfragen. Passwort-Resets, Anlegen neuer User, Konfiguration neuer Geräte, Fragen zu Office-Programmen, Drucker-Probleme, Browser-Probleme. Proaktive Beantwortung werktags.
  • System- und Serverbetrieb. Updates, Patches, Monitoring, Speicher- und Backup-Kontrollen. Wir benachrichtigen euch, bevor ein System ausfällt — nicht danach.
  • Sicherheits-Aufgaben. 2FA-Rollout und -Pflege, Endpoint-Protection-Updates, Phishing-Awareness für Mitarbeitende, vierteljährliche Passwort-Audits.
  • Beratung. Eine Stunde pro Monat Strategie-Beratung: welche Tools passen, wo wechseln wir den Anbieter, was steht im kommenden Quartal an. Wer mehr braucht, bekommt mehr — separat offeriert.
  • Reporting und Dokumentation. Monatlicher Status-Report, Änderungsjournal, eine aktualisierte Inventarliste (Geräte, Lizenzen, Domains, Verträge). Keine Überraschungen beim Audit.

Was bewusst nicht im Retainer drin ist

Wir machen die Grenzen explizit, damit es nicht zu Diskussionen kommt:

  • Migrationen und Setups. Ein Wechsel von Google Workspace auf Schweizer Server ist ein Projekt mit eigenem Aufwand. Es wird separat offeriert und durchgeführt.
  • Hardware-Beschaffung. Wir beraten beim Kauf, bestellen aber nicht selbst. Ihr kauft bei einem Händler eures Vertrauens, wir nehmen in Betrieb.
  • Lizenzkosten für Drittanbieter. Microsoft 365, Google Workspace, OnlyOffice-Subscription, Infomaniak-Hosting — diese Kosten laufen direkt zwischen euch und dem Anbieter, wenn ihr wollt. Wir können die Beschaffung übernehmen, das ist dann aber eine separate Position mit Auslage.
  • Vor-Ort-Einsätze über den vereinbarten Umfang hinaus. In der kleinsten Stufe sind Vor-Ort-Einsätze separat offeriert; in grösseren Stufen sind begrenzte Vor-Ort-Anteile enthalten. Alles darüber wird zum vereinbarten Stundensatz offeriert.
  • Schulungen mit mehr als drei Personen. Einzelne Anwender:innen schulen wir im Retainer. Team-Schulungen (z. B. Halbtag mit allen Mitarbeitenden) werden separat offeriert.

Preise im Marktumfeld — was andere kosten

Wir nennen keine Mondpreise und keine Lockangebote. Was am Markt als Richtwert bekannt ist (nicht als nowtec-Preis):

  • Microsoft 365 Business Basic: rund 5 bis 6 Franken pro Nutzer:in und Monat (exkl. MwSt.). Mit Microsoft-Nonprofit-Rabatt teils deutlich günstiger.
  • Google Workspace Business Starter: rund 7 Franken pro Nutzer:in und Monat. Google for Nonprofits bietet die Basis-Stufe gratis für berechtigte Orgs.
  • Microsoft 365 Business Premium: rund 22 bis 25 Franken pro Nutzer:in und Monat. Nonprofit-Rabatte variieren stark.
  • Open-Source-Stack (Nextcloud + OnlyOffice + Infomaniak-Hosting): typischerweise zwischen 10 und 25 Franken pro Nutzer:in und Monat, je nach Datenvolumen und Anforderungen.

Diese Zahlen sind Lizenz- und Hosting-Kosten. Sie ersetzen nicht den Support. Wer mit M365 selbst zurechtkommt, braucht keinen Retainer. Wer M365 plus Support plus eigene Admins plus Notfall-Support will, landet schnell im vierstelligen Bereich pro Monat — und genau da setzt ein Retainer an.

Eine ausführliche Kostenrechnung bietet der Magazin-Artikel IT-Budget für kleine NGOs. Wer die Datenlage hinter den Zahlen prüfen will, liest Spenderdaten und DSG: Worauf NGOs beim Hosting achten müssen. Eine Office-Suiten-Einordnung liefert Nextcloud vs. Google Workspace für Non-Profits.

Ablauf: vom ersten Gespräch zum Retainer

Wer mit uns einen Retainer startet, durchläuft drei Schritte:

  1. Kostenloser IT-Health-Check (60 Min). Wir schauen Bestand, Pain-Points und Ziele an. Buchung über die Startseite: it-support.nowtec.solutions.
  2. Bestandsaufnahme und Retainer-Offerte. Wir liefern eine schriftliche Offerte mit Stufe, Reaktionszeit, enthaltenen Stunden und Vertragslaufzeit. Konkrete Zahlen statt „im Erstgespräch" gibt es erst nach Bestandsaufnahme.
  3. Onboarding. Wir richten Helpdesk-Zugang, Monitoring und Status-Reporting ein, dokumentieren den Bestand, und ab Monat 1 läuft der Retainer.

Vertragslaufzeit: in der Regel 12 Monate, Kündigung mit 3 Monaten Frist auf Monatsende. Wer ohne Vertragslaufzeit starten will, kann den ersten Monat als Pilot nutzen — dann entscheiden.

Häufige Fragen

Was kostet ein IT-Retainer für einen Verein konkret?

Der Einstieg liegt bei nowtec bei CHF 500 pro Monat für kleine Orgs. Der konkrete Preis hängt von Teamgrösse, gewünschter Reaktionszeit und Hosting-Modell ab. Eine vollständige Kostenrechnung bietet der Magazin-Artikel IT-Budget für kleine NGOs.

Welche Reaktionszeiten sind im Retainer definiert?

Die Reaktionszeit wird pro Retainer vereinbart und im Vertrag festgehalten — kürzere Reaktionszeiten in den grösseren Stufen, optional Wochenend- und Abend-Reaktion gegen Aufpreis. Die konkreten Zeiten legen wir nach der Bestandsaufnahme fest.

Wer betreut unsere IT, wenn der Hauptansprechpartner krank oder in Ferien ist?

Wir arbeiten als Zweier-Team aus CEO und CTO. Eskalationen sind definiert, Status-Reports laufen monatlich, Reaktionszeiten sind vertraglich. Für grössere Orgs empfehlen wir zusätzlich einen dokumentierten Notfall-Kontakt auf eurer Seite (eine verantwortliche Person im Vorstand).

Können wir den Retainer auch ohne Migration starten?

Ja. Viele unserer Kunden kommen mit einem bestehenden Setup (Microsoft 365, Google Workspace) und wollen den laufenden Support sauber geregelt haben. Migration ist ein separates Projekt, das on top kommen kann, wenn ihr wollt.

Gibt es NGO-Rabatte auf den Retainer?

nowtec gewährt keine eigenen NGO-Rabatte auf den Retainer — der Einstiegspreis ist bereits auf kleine Orgs ausgerichtet. Was wir aktiv prüfen: ob ihr Anspruch auf Microsoft-Nonprofit- oder Google-for-Nonprofits-Programme habt, und ob ein Wechsel auf Open Source wirtschaftlich sinnvoll ist. Das gehört zum IT-Health-Check.

Interne Verlinkung

FAKTEN-BEDARF (nowtec)

Dieser Block sammelt, was wir an echten Belegen noch brauchen, bevor wir die Seite „kundenlesbar" finalisieren. Solange offen, wird nichts behauptet.

  • Stufenzahl und exakte Preisgrenzen — nur „ab CHF 500" ist bestätigt. Preise, Reaktionszeiten und enthaltene Stunden für grössere Stufen liefern (im Text bewusst nicht beziffert, bis bestätigt).
  • Included Stunden pro Stufe — im Text bewusst nicht beziffert; die enthaltenen Support-Stunden je Stufe liefern.
  • Vor-Ort-Anteile je Stufe — Frequenz und Umfang der Vor-Ort-Halbtage in den grösseren Stufen festlegen.
  • Notfall-/Ausserhalb-Bürozeiten-Support — konkrete Konditionen und Verfügbarkeitsfenster liefern.
  • Stundensatz für Anfragen ausserhalb Retainer — im Text bewusst nicht beziffert; liefern und ergänzen.
  • Pilotmonat als Einstieg — bestätigen, ob der erste Monat ohne Vertragslaufzeit als Pilot angeboten wird.
  • Kündigungsfristen — 3 Monate auf Monatsende ist Annahme; vertraglich prüfen.
  • Anteil Retainer-Kunden ohne Migration — relevant für Positionierung der FAQ-Antwort zur Migrations-Frage.