Wie viel sollte eine kleine NGO für IT budgetieren?

Kleine NGOs mit typischerweise 5 bis 30 Mitarbeitenden sollten als grobe Faustregel mit IT-Gesamtkosten von rund 1,5 bis 4 Prozent ihres Jahresbudgets rechnen — das entspricht grob 2'000 bis 4'000 Franken pro Mitarbeiter:in und Jahr. Diese Werte sind Richtwerte zur Orientierung, kein Marktdurchschnitt. Die Spannbreite umfasst Hardware, Software, Hosting, Support und Backups. Die tatsächlichen Werte hängen von Mitarbeiterzahl, Cloud-Strategie und Sicherheitsbedarf ab.

Hinweis zur Lesart: Die Frankenbeträge und Prozentwerte in diesem Artikel sind Richtwerte und Beispielrechnungen zur Orientierung — keine Marktstudie. IT-Marktpreise ändern sich rasch, und der tatsächliche Bedarf jeder NGO hängt von Datenmenge, Compliance-Profil und Spendenvolumen ab.

Die Faustregel im Detail

Die grosse Spannbreite ist kein Zeichen von Beliebigkeit, sondern Ausdruck dreier realer Hebel:

1. Mitarbeiterzahl und Datenvolumen — eine NGO mit 30 Mitarbeitenden und 50'000 Spender:innen-Datensätzen hat andere Backup- und Storage-Kosten als ein 5-Personen-Verein.
2. Cloud-Strategie — Open Source mit Schweizer Hosting hat andere Kostenstrukturen als Microsoft 365 oder Google Workspace. Lizenzsummen verschieben sich, Migrationskosten wandern in andere Budgetposten.
3. Sicherheits- und Compliance-Anforderungen — wer Gesundheits-, Klienten- oder Spenderdaten verarbeitet, muss in 2FA, Endpoint-Protection, Awareness-Training und periodische Audits investieren. Wer „nur" Newsletter und Webseite betreibt, kommt mit weniger aus.

Wer IT-Kosten seriös plant, trennt am besten drei Schichten: Fixkosten (monatlich/jährlich wiederkehrend), projektbezogene Kosten (Migration, Refresh, Audit) und eine Reserve für Unerwartetes (Krisenreaktion, Hardware-Defekt, Datenrettung).

Die fünf Kostenblöcke

IT-Ausgaben einer NGO lassen sich in fünf Blöcke bündeln. Jeder Block hat typische Preistreiber und skaliert anders mit der Mitarbeiterzahl.

1. Hardware (Notebooks, Bildschirme, Peripherie)

Hardware ist ein rollierender Block, kein fixer Jahresbetrag. Üblich ist ein Refresh-Zyklus von drei bis vier Jahren. Pro Business-Notebook inkl. Dockingstation und Bildschirm rechnen Sie je nach Modell, Garantie und Anforderungen mit rund 1'200 bis 2'500 Franken.

Mobile Arbeit und hybride Setups verteuern die Anschaffung, reduzieren aber Bürokosten. Beim Budgetieren ist es sinnvoll, einen Austausch-Puffer einzuplanen — Defekte, Diebstahl und unerwartete Reparaturen passieren auch im NGO-Alltag.

2. Software und Lizenzen

Lizenzkosten fallen in drei Kategorien:

• Office-Suite (Mail, Kalender, Office-Dokumente): Microsoft 365, Google Workspace oder Open-Source-Alternativen wie Nextcloud und OnlyOffice.
• Fachsoftware (Spenden- oder CRM-Tool, Buchhaltung, Projektmanagement): Hier entscheidet die Wahl zwischen Open Source (zum Beispiel nowCRM) und proprietären Lösungen über die Höhe des Postens.
• Per-Seat-Lizenzen (pro Nutzer:in und Monat oder Jahr): Diese Lizenzform ist besonders tückisch, weil sie mit jeder neuen Person sofort skaliert — mehr dazu im Abschnitt „Versteckte Kosten".

Eine persönliche Einschätzung zu Office-Suiten für NGOs bietet der Schwesterartikel Nextcloud vs. Google Workspace für Non-Profits.

3. Hosting und E-Mail

Inhalte, E-Mail und Daten brauchen irgendwo einen Server. Die Wahl zwischen Schweizer Hosting (etwa Infomaniak in Genf), EU-Anbietern (etwa Hetzner in Deutschland, nicht im US-Rechtsraum) und US-Hyperscalern ist preislich und strategisch relevant.

Für eine kleine NGO mit 10 bis 30 Mailboxen bewegen sich die Jahreskosten je nach Anbieter etwa im Bereich 1'500 bis 6'000 Franken für Hosting, Mail und Datenspeicher bei einem Schweizer Anbieter. Genaue Werte hängen vom benötigten Speicher und vom Service-Level ab. Wir verlinken an dieser Stelle auf unsere Services und auf die Beratung zu konkreten Stacks — die Wahl des Stacks (zum Beispiel Nextcloud vs. Google Workspace) ist der grösste Hebel auf dieses Kostensegment.

4. Support und Wartung

IT-Support ist für viele NGOs der grösste Einzelposten nach den Personalkosten. Drei Modelle sind realistisch:

• Interne IT-Person: Ein Teilzeit- oder Mischpensum (IT plus Administration) kann sich ab rund 25 bis 30 Mitarbeitenden lohnen; eine eigene Vollzeitstelle rechnet sich aus unserer Erfahrung meist erst ab etwa 40 bis 50 Mitarbeitenden. Bis dahin ist ein externer Partner fast immer wirtschaftlicher.
• Externer IT-Partner mit Retainer: planbare Kosten, schnelle Reaktionszeit, ideal für NGOs ohne eigene IT-Stelle.
• Reine Stundenabrechnung: günstig im Leerlauf, teuer im Krisenfall — mehr Risiko für die NGO.

Eine ehrliche Auseinandersetzung mit den drei Modellen folgt im Abschnitt „Retainer- oder Stundenmodell".

5. Sicherheit und Backups

Sicherheit ist ein eigener Block, kein Add-on. Endpoint-Protection, sichere Backups (offsite, versioniert, getestet), Zwei-Faktor-Authentifizierung und ein getestetes Recovery-Konzept gehören dazu. Für NGOs, die personenbezogene Daten verarbeiten (Mitglieder, Spender:innen, Klient:innen), ist das nach Schweizer DSG und DSGVO Pflicht.

Kleine NGOs unterschätzen diesen Block am häufigsten. Ein Datenverlust oder Ransomware-Vorfall kostet ein Mehrfaches eines ordentlichen Backup-Budgets. Realistische Grössenordnungen liegen je nach Setup bei rund 50 bis 200 Franken pro Mitarbeiter:in und Jahr — reines Cloud-Backup der Postfächer am unteren, zusätzliches Endpoint-Backup lokaler Geräte am oberen Rand.

Fixkosten vs. projektbezogene Kosten

Eine zweite wichtige Trennlinie: Zahle ich das jeden Monat — oder nur, wenn ein bestimmtes Projekt ansteht?

Laufende Fixkosten (monatlich oder jährlich wiederkehrend):

• Hosting, Mail, Domains, SSL-Zertifikate
• Software-Subscriptions (Microsoft 365, Google Workspace oder Open-Source-SaaS-Äquivalente)
• Support-Retainer
• Backup-Speicher und Security-Subscriptions

Projektbezogene Kosten (einmalig oder selten):

• Hardware-Refresh im 3- bis 4-Jahres-Zyklus (rollierend budgetieren)
• Migration auf einen neuen Stack (zum Beispiel von Office 365 zurück auf Nextcloud)
• Sicherheits-Audit, Penetration-Test, DSG-Folgeaudit
• Krisenreaktion nach Vorfall (Ransomware, Datenverlust)
• Neue Standorte, neue Vernetzung, neue Spendenprozess-Plattform

Empfehlung: Im Jahresbudget trennen Sie Fixkosten in einer Position ab und projektbezogene Kosten in einer separaten Rückstellung. Das verhindert, dass eine dringende Migration oder ein Hardware-Refresh plötzlich das Tagesgeschäft verdrängt.

Retainer- oder Stundenmodell — was passt zu einer NGO?

Das ist eine der meistdiskutierten Fragen in der NGO-IT-Welt. Beide Modelle sind legitim; sie passen zu unterschiedlichen Reifegraden.

Retainer (Pauschalmodell):

• Pro: kalkulierbare Kosten, schnelle Reaktionszeit, der Anreiz für den Partner liegt darin, Probleme präventiv zu lösen.
• Contra: Sie zahlen im Leerlauf weiter; ohne sauber definierte Service-Level (Reaktionszeit, inkludierte Stunden, Eskalationspfad) droht Schleichender Mehraufwand.

Stundenmodell:

• Pro: Sie zahlen nur, wenn etwas passiert.
• Contra: Niemand denkt präventiv, im Krisenfall wird es teuer, und es bleibt kein Budget für systematische Verbesserungen.

Für eine NGO ohne interne IT ist aus unserer Erfahrung ein Hybrid aus kleinem Retainer (typischerweise 2 bis 6 Stunden pro Monat) plus variablem Stundenkontingent oft das stabilste Modell. Es deckt Routine, Wartung und Sicherheit ab — und skaliert nach oben, wenn grosse Projekte anstehen, ohne dass jedes Mal ein neuer Vertrag nötig wird.

Versteckte Kosten, die viele NGOs übersehen

Vier Kostentreiber, die in vielen NGO-Budgets fehlen oder zu klein angesetzt sind:

1. Per-Seat-Lizenzen (pro Nutzer:in und Monat oder Jahr): Diese Lizenzen skalieren linear mit der Personalstärke. Bei Microsoft 365 Business Basic und Google Workspace Business Starter bewegen sich die Listenpreise aktuell bei rund 5 bis 8 Franken pro Nutzer:in und Monat (exkl. MwSt.; Microsoft am unteren, Google am oberen Rand) — beide steigen mit jeder zusätzlichen Person sofort. Wichtig für NGOs: Über Google for Nonprofits bzw. das Microsoft-Nonprofit-Programm erhalten berechtigte gemeinnützige Organisationen diese Lizenzen vergünstigt oder teils kostenlos — die Berechtigung lohnt sich fast immer zu prüfen.
2. US-Cloud-Lock-in: Der Wechsel von Microsoft- oder Google-Workspace zurück auf Open-Source-Alternativen wie Nextcloud ist möglich, aber kein Wochenend-Projekt. Datenmigration, Nutzer:innen-Schulung, Anpassung an veränderte Workflows und teilweise Formatverluste schlagen zu Buche. Die Kosten sind schwer planbar und werden in den seltensten Fällen im ursprünglichen Budget mitgerechnet.
3. Daten-Compliance: Schweizer DSG (revidiert seit 1. September 2023) und DSGVO verlangen dokumentierte Datenflüsse und ein angemessenes Schutzniveau. Fehlt das, drohen nicht nur Bussen, sondern auch Reputationsverlust gegenüber Spender:innen und Stiftungen. Der Aufwand ist einmalig, aber erneuert sich periodisch.
4. Support und Wartezeit bei US-Hyperscalern: Schweizer Support-Tarife bei US-Anbietern kosten extra, der Standard-Support ist asynchron und englischsprachig. Das schlägt sich nicht direkt in einem Frankenbetrag nieder, ist aber ein echtes Zeitkostenrisiko für kleine Teams.

Empfehlung: Diese vier Punkte im Jahresbudget explizit budgetieren oder bewusst entscheiden, dass sie bewusst nicht anfallen. Was nicht budgetiert ist, wird im Krisenfall aus dem Tagesgeschäft bezahlt.

Beispielrechnung A: NGO mit ca. 10 Mitarbeitenden

Beispielrechnung. Alle Werte sind Beispielwerte, bitte an Ihre Zahlen, Ihre Hardware-Wahl und Ihren Sicherheitsbedarf anpassen.

Annahmen: gemischtes Setup mit Windows- und macOS-Notebooks, Open-Source-Mail-Suite auf Schweizer Hosting (Nextcloud mit OnlyOffice), kleiner externer IT-Partner mit Retainer, mittleres Sicherheitsprofil (Spenderdaten werden verarbeitet, aber keine Klientendaten).

Bei einem angenommenen Jahresbudget von rund 1 Million Franken wären das 1,7 bis 3,2 Prozent — am unteren Ende unserer Faustregel. Eine NGO mit grösserem Datenvolumen oder strengerer Compliance-Anforderung (beispielsweise Gesundheitsdaten) liegt schnell am oberen Ende oder darüber.

Beispielrechnung B: NGO mit ca. 30 Mitarbeitenden

Beispielrechnung. Alle Werte sind Beispielwerte, bitte an Ihre Zahlen, Ihre Hardware-Wahl und Ihren Sicherheitsbedarf anpassen.

Bei einer NGO mit 30 Mitarbeitenden bleiben die Strukturen ähnlich, aber zwei Blöcke skalieren progressiv: Support (mehr Personen, mehr Anfragen) und Lizenzen (Per-Seat-Modell).

Pro Kopf sinken die Kosten tendenziell leicht, weil sich Fixkosten (Hosting, IT-Partner-Grundpauschale) auf mehr Personen verteilen. Die Lizenzkosten pro Kopf aber bleiben konstant oder steigen, wenn Per-Seat-Modelle dominieren. Das ist der wichtigste Hebel-Punkt im Lizenzblock: Wer über 25 Mitarbeitende wächst, sollte den Lizenz-Stack aktiv auf Per-Seat-Fallen prüfen.

Spar-Hebel durch Open Source und Schweizer Hosting

Vier konkrete Hebel, an denen NGOs mit Schweizer Stack typischerweise sparen:

1. Mail, Kalender und Dateien von Microsoft 365 oder Google Workspace auf Nextcloud mit Schweizer Hosting umziehen: spart Per-Seat-Lizenzen und reduziert den Lock-in. Einmaliger Migrationsaufwand, danach laufend tiefer — Details im Schwesterartikel Nextcloud vs. Google Workspace für Non-Profits.
2. Office-Suite auf OnlyOffice oder LibreOffice umstellen: einmalige Schulung, dauerhaft keine Office-Lizenzkosten.
3. CRM von Salesforce oder HubSpot auf nowCRM oder CiviCRM umstellen: spendenprozessgerecht, keine Per-Seat-Lizenz, Daten in der Schweiz.
4. Reines Stundenmodell durch kleinen Retainer ablösen: präventiver Support verhindert Krisenkosten, die ein Mehrfaches des Retainers betragen.

Wichtig: Spar-Hebel sind nicht kostenlos. Eine Migration kostet initial Zeit und Geld. Die Frage ist nicht „spare ich kurzfristig", sondern „spare ich über drei Jahre" — und das ist bei Open Source mit Schweizer Hosting in unseren Kundenprojekten meistens ein klares Ja.

Eine vollständige, priorisierte Spar-Checkliste liefert der Schwesterartikel „Kein Buzzword, nur Checkliste: IT für NGOs".

FAQ — Häufige Fragen

Was kostet IT-Support für einen Verein pro Monat?

Für einen kleinen Verein mit etwa 5 bis 10 Personen lässt sich IT-Support typischerweise mit einem monatlichen Retainer abdecken. Bei nowtec beginnt ein solcher Retainer für kleine Organisationen ab rund 500 Franken pro Monat; der konkrete Betrag hängt vom gewählten Stundensatz, der Reaktionszeit und der im Retainer enthaltenen Arbeit ab. Wird mehr benötigt, kommen Stunden ausserhalb des Retainers dazu. Grössere Projekte wie eine Migration oder ein Hardware-Refresh werden separat offeriert. Die konkreten Werte hängen vom gewählten Stundensatz, der Reaktionszeit und der im Retainer enthaltenen Arbeit ab.

Wie viel sollte eine NGO mit 10 Mitarbeitenden pro Jahr für IT einplanen?

Faustregel (bitte anpassen): grob 17'000 bis 32'000 Franken im Jahr, also rund 1'700 bis 3'200 Franken pro Mitarbeiter:in. Die Spannbreite ist gross, weil Software-Stacks (Microsoft 365 vs. Open Source), Hardware-Qualität und das Sicherheitsprofil den grössten Hebel haben. Bei einer sehr datenarmen NGO (zum Beispiel reine Kommunikation ohne Spenderdaten) liegt das Budget eher am unteren Rand, bei einer NGO mit verarbeiteten Gesundheits- oder Klientendaten eher darüber.

Was ist günstiger — Google Workspace oder Nextcloud mit Schweizer Hosting?

Für eine NGO mit 10 Mitarbeitenden liegen die jährlichen Per-Seat-Kosten für Microsoft 365 Business Basic bzw. Google Workspace Business Starter bei rund 60 bis 100 Franken pro Nutzer:in und Jahr (ohne allfälligen Nonprofit-Rabatt). Eine Nextcloud-Instanz mit Mail und OnlyOffice bei einem Schweizer Hoster liegt typischerweise bei einem Bruchteil davon, dafür mit einmaligem Migrationsaufwand. Über drei Jahre gerechnet ist Nextcloud mit Schweizer Hosting in unseren Kundenprojekten meist günstiger — exakte Werte hängen aber von Ihrer Datenmenge, dem Mail-Volumen und vom gewählten Setup ab.

Welche IT-Kosten sind Fixkosten und welche projektbezogen?

Fixkosten sind alles, was monatlich oder jährlich wiederkehrt: Hosting, Mail, Software-Subscriptions, der IT-Retainer und Backup-Speicher. Projektbezogen sind Hardware-Refresh im 3- bis 4-Jahres-Zyklus, Migrationen auf einen neuen Stack, Sicherheits-Audits und die Krisenreaktion nach einem Vorfall. Empfehlung: Beide Blöcke separat budgetieren. Das verhindert, dass eine Migration das Tagesbudget auffrisst und stattdessen halbherzig umgesetzt wird.

Lohnt sich ein Retainer oder zahlt man besser pro Stunde?

Für kleine NGOs ohne eigene IT-Stelle ist ein kleiner Retainer kombiniert mit variablem Stundenkontingent die stabilste Variante: präventive Wartung und schnelle Reaktionszeit im Retainer, Sondereinsätze nach Aufwand. Reine Stundenabrechnung ist im Krisenfall deutlich teurer, weil niemand Zeit in Wartung und Risikofrüherkennung investiert hat. Diese Frage im Voraus mit dem IT-Partner zu klären, spart im Ernstfall Nerven und Geld.

Was sind die grössten versteckten Kosten bei US-Cloud-Lösungen?

Vier Posten, die in vielen NGO-Budgets fehlen: Per-Seat-Lizenzen, die mit jeder neuen Person steigen; Lock-in-Kosten beim späteren Wechsel auf Open Source; Daten-Compliance-Aufwand nach DSG und DSGVO; und Schweizer Support-Tarife bei US-Hyperscalern, die je nach Anbieter leicht vierstellige Frankenbeträge pro Jahr kosten können. Wer die vier Posten in sein Budget aufnimmt, erkennt schnell, dass die Wahl zwischen Open Source und US-Cloud weniger eine Preis- als eine Architekturfrage ist.

Wie weiter

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Für eine konkrete Stack-Beratung (etwa Migration Google Workspace zu Nextcloud) finden Sie unser Angebot in unserer Leistungsübersicht. Eine Übersicht über unsere Leistungen finden Sie in der Leistungsübersicht.

Dieser Artikel wurde von nowtec solutions AG verfasst. Stand: Juli 2026. Alle Beträge sind Richtwerte oder Beispielrechnungen und müssen vor jeder Budget-Entscheidung gegen aktuelle Marktdaten und individuelle Bedürfnisse abgeglichen werden.