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Andreas Freimüller, CEO, nowtec solutions AG · 15.07.2026

OnlyOffice auf Schweizer Servern für Stiftungen einrichten — ohne Partnerstatus, ohne US-Cloud-Lock-in

nowtec solutions AG richtet OnlyOffice Workspace auf Schweizer Hosting (Infomaniak in Genf, bei Bedarf Hetzner oder Contabo) für Stiftungen, NGOs und Vereine ein. Volle Datenhoheit, kompatible Office-Suite (Texte, Tabellen, Präsentationen, PDFs), keine Per-Seat-Lizenzen. Setup-Projekte ab CHF 2'000, Support-Retainer ab CHF 500 pro Monat. Konkrete Offerte nach Bestandsaufnahme im kostenlosen 60-Minuten-IT-Health-Check.

Was OnlyOffice Workspace konkret ist

OnlyOffice Workspace ist ein Open-Source-Office-Paket mit kollaborativer Bearbeitung in Echtzeit. Aus Stiftungssicht relevant sind vier Bausteine:

  • Dokumente, Tabellen, Präsentationen im OOXML-Format (.docx, .xlsx, .pptx) — kompatibel mit Microsoft Office und LibreOffice. Bestehende Dateien migrieren ohne Konvertierung.
  • PDF-Formulare und Ausfüllen — Spendenquittungen, Antragsformulare, Mitgliedereintritte können direkt im Browser unterschrieben werden.
  • Projekt- und Aufgabenbereich mit Kalender, Gantt und Zeiterfassung — bewusst schlank, ersetzt aber für kleinere Teams kein dediziertes CRM.
  • Mail-Modul mit IMAP/SMTP-Anbindung und Roundcube-Oberfläche. Für produktive Team-Mail reicht das nicht — Mailboxen gehören auf einen Mailserver mit Anti-Spam, SPF, DKIM, DMARC.

OnlyOffice ist nicht „Cloud, aber in Europa", sondern eine selbst gehostete Anwendung. Sie läuft auf eurem Server, mit eurer Domain, unter eurer Kontrolle. Das hat Folgen für Betrieb und Updates — siehe Abschnitt Ablauf.

Was wir konkret liefern

Ein OnlyOffice-Setup-Projekt umfasst typischerweise fünf Liefergegenstände. Der genaue Umfang hängt vom Bestand ab, der Rahmen ist konstant:

  1. Hosting-Architektur. Empfehlung und Bestellung des Hosting-Containers (Infomaniak Public Cloud in Genf für die meisten Stiftungen), inklusive Backup-Strategie, DNS-Vorbereitung und SSL.
  2. OnlyOffice-Workspace-Installation. Setup der Server-Komponenten (Document Server, Community Server, Mailserver-Modul), Konfiguration der Admin-Oberfläche, Anbindung an Nextcloud, falls Nextcloud bereits läuft.
  3. Benutzer- und Rechteverwaltung. Active-Directory-Anbindung, falls vorhanden, oder lokales LDAP. Gruppen, Freigaben, Wasserzeichen für sensible Dokumente, 2FA-Pflicht für Admins.
  4. Migration bestehender Daten. Übernahme von Dokumenten aus Google Drive, OneDrive, SharePoint oder lokalen File-Servern. Postfächer werden separat migriert (siehe Migration Gmail zu Team-Mail).
  5. Schulung und Übergabe. Zwei Schulungsblöcke (Admin und Endanwender:innen), ein gedrucktes und ein digitales Runbook, Eskalationspfad an CTO Vladimir Stajilov.

Wir sind bewusst kein OnlyOffice-Partner und behaupten auch keinen solchen Status. Wir kaufen die Subscription dort ein, wo der Anbieter sie direkt verkauft, und rechnen transparent weiter. Für die meisten NGO-Setups braucht es keine kommerzielle Subscription — die Open-Source-Variante reicht.

Hosting: warum Schweizer Server, nicht „EU-Cloud"

Spenderdaten, Stiftungsratsprotokolle und Klient:innen-Dossiers sind nach Schweizer DSG (Art. 16 DSG, Auslandbekanntgabe) besonders schützenswert. Wer OnlyOffice auf einem US-Hyperscaler (AWS, Azure, Google Cloud) betreibt, riskiert eine Auskunftsanfrage nach US CLOUD Act (18 U.S.C. § 2713) — unabhängig davon, was im Auftragsverarbeitungsvertrag steht. Die Diskussion im Detail führt der Magazin-Artikel Spenderdaten und DSG: Worauf NGOs beim Hosting achten müssen.

Unsere Hosting-Empfehlung ist deshalb konsequent:

  • Primär: Infomaniak (Genf, CH). Schweizer Rechenzentren, ISO 27001, klares Bekenntnis zu Schweizer Recht.
  • Bei grösserem Volumen oder Budget-Druck: Hetzner oder Contabo (beide DE). Rechtsraum EU, günstigere Konditionen, kein US-Bezug.
  • Niemals für DSG-pflichtige Daten: AWS, Azure, Google Cloud. Wir bieten solche Setups nicht an, auch wenn die Anfrage kommt.

Eine Einordnung der Office-Suiten-Typen liefert der Vergleich Nextcloud vs. Google Workspace für Non-Profits. Wer OnlyOffice mit Nextcloud kombiniert, bekommt Office plus Filesharing plus Kalender aus einer Hand — alles portabel, alles Open Source.

Ablauf: vom Erstgespräch zum produktiven Setup

Wer mit uns ein OnlyOffice-Projekt startet, durchläuft vier Schritte. Wir machen das bewusst kleinschrittig, damit jede Stiftung jederzeit ein lauffähiges System behält.

  1. Kostenloser IT-Health-Check (60 Min). Wir schauen Bestand, Pain-Points und Ziele an. Buchung über die Startseite: it-support.nowtec.solutions.
  2. Bestandsaufnahme und Offerte. Wir liefern eine schriftliche Offerte mit Aufwand, Zeitplan und Investitionsrahmen. Konkrete Zahlen statt „im Erstgespräch" gibt es erst nach Bestandsaufnahme — alles andere wäre geraten.
  3. Setup-Etappen. Installation auf einer Testumgebung, Pilot mit zwei bis drei Mitarbeitenden, dann schrittweise Migration der Daten. Jede Etappe ist ein eigener Termin mit Testphase.
  4. Übergabe oder Retainer. Nach produktivem Setup: entweder Übergabe an eure Admins oder Wechsel in den laufenden Support-Retainer. Beides ist möglich, beides ist explizit dokumentiert.

Als Richtwert planen wir für ein OnlyOffice-Setup bei einer Stiftung mit 5 bis 20 Mitarbeitenden 4 bis 10 Wochen, je nach Bestand. Reine Neuinstallationen ohne Datenmigration sind deutlich schneller; Migrationen aus Google Workspace oder Microsoft 365 brauchen mehr Zeit. Eine generelle Einschätzung zu Migrationen liefert Migration auf Schweizer Server für NGOs.

Preise — ehrlich gerahmt

Wir veröffentlichen keine Lockangebote und keine Mondpreise. Was wir bestätigen können:

  • Setup-Projekt (Neuinstallation OnlyOffice auf Schweizer Server): ab CHF 2'000, abhängig von Umfang, Migration und Hosting-Modell. Konkrete Offerte nach Bestandsaufnahme.
  • Laufender Support-Retainer: ab CHF 500 pro Monat für kleine Stiftungen und NGOs. Der Preis hängt von Reaktionszeit, Teamgrösse und Hosting-Modell ab.
  • Hosting- und Lizenzkosten (Infomaniak, OnlyOffice-Subscription falls gewünscht) kommen on top und werden separat offeriert. Open-Source-OnlyOffice ohne Subscription ist möglich und für die meisten Stiftungen ausreichend.

Eine vollständige Kostenrechnung bietet der Magazin-Artikel IT-Budget für kleine NGOs. Wir rechnen im Einzelfall durch, ob sich OnlyOffice plus Schweizer Hosting für euch wirtschaftlich besser trägt als Microsoft 365 mit Microsoft-Nonprofit-Rabatt oder Google Workspace mit Google for Nonprofits.

Hinweis zur Lesart: Die Aussagen zu CLOUD Act, DSG und Hosting sind technische Einordnungen, keine Rechtsberatung. Im Ernstfall lotst euch ein spezialisierter Anwalt durch die konkrete Lage eurer Stiftung.

Häufige Fragen

Brauchen wir zwingend eine kostenpflichtige OnlyOffice-Subscription?

Nein. Die Community-Edition unter Apache 2.0 reicht für die meisten NGO-Setups aus. Eine kommerzielle Subscription lohnt sich erst, wenn ihr Support-Vertrag mit garantierten Reaktionszeiten vom Hersteller wollt oder Enterprise-Funktionen wie SAML-SSO braucht, die in der Community-Edition fehlen.

Funktioniert OnlyOffice mit Microsoft-Office-Dateien wirklich sauber?

Ja. OnlyOffice spricht OOXML (.docx, .xlsx, .pptx) nativ. Bestehende Dateien aus Microsoft Office, LibreOffice oder Google Docs werden ohne Konvertierung geöffnet und bearbeitet. Komplexe Makros oder VBA-Skripte aus Excel funktionieren nicht — wer die braucht, bleibt bei Microsoft.

Wer betreut das Setup nach der Übergabe?

Wenn ihr keinen eigenen Admin habt, wechseln wir nach dem Setup in den Support-Retainer (ab CHF 500/Monat). Wir machen Updates, Backups, Sicherheits-Audits und stehen bei Fragen zur Verfügung. Wer eigene Admins aufbauen will, schulen wir im Setup-Projekt und ziehen uns anschliessend planmässig zurück.

Wie lange dauert ein OnlyOffice-Setup konkret?

Als Richtwert 4 bis 10 Wochen für eine Stiftung mit 5 bis 20 Mitarbeitenden, je nach Bestand. Reine Neuinstallationen sind schneller, Migrationen aus Google Workspace oder Microsoft 365 brauchen mehr Vorlauf. Einen generellen Überblick gibt der Artikel Migration auf Schweizer Server für NGOs.

Können wir OnlyOffice mit Nextcloud kombinieren?

Ja, das ist aus unserer Sicht sogar die empfohlene Variante. OnlyOffice liefert Office-Funktionen, Nextcloud liefert Filesharing, Kalender, Kontakte und Talk. Beide laufen auf denselben Schweizer Servern, beide sind Open Source, beide lassen sich einzeln austauschen, wenn der Anbieter wechselt.

Interne Verlinkung

FAKTEN-BEDARF (nowtec)

Dieser Block sammelt, was wir an echten Belegen noch brauchen, bevor wir die Seite „kundenlesbar" finalisieren. Solange offen, wird nichts behauptet.

  • OnlyOffice-Edition im Standard-Setup — bestätigen, ob Community-Edition (Apache 2.0) oder kommerzielle Subscription im Pilotprojekt eingesetzt wurde. Aktuell als „in den meisten Fällen Community" angenommen.
  • OnlyOffice-Partnerstatus — bestätigen, ob nowtec einen offiziellen Partner-Status hat oder nicht. Aktuell bewusst verneint; bei Bestätigung des Gegenteils Formulierung anpassen.
  • Hosting-Vertrag mit Infomaniak — ob nowtec Wiederverkäufer ist oder nur beratend einkauft. Auswirkung auf Preisgestaltung.
  • Reale Beispielprojekte (anonymisiert) — Stiftungen, deren OnlyOffice-Setup wir produktiv betreuen und die einer Erwähnung zustimmen würden.
  • Reaktionszeiten im Retainer — konkrete Werte (z. B. 4h werktags) erst nach Vertragsbestätigung kommunizieren.
  • Schulungsmaterial — gedrucktes Runbook und digitales Pendant: bestätigen, ob beide Versionen ausgeliefert werden oder ob nur digital verfügbar.
  • Nextcloud-Kopplung — ist die Standard-Empfehlung „OnlyOffice + Nextcloud" oder nur eine von mehreren Optionen? Auswirkung auf Text und FAQ.