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Andreas Freimüller, CEO, nowtec solutions AG · 15.07.2026

Migration von privaten Gmail-Konten auf eine DSG-konforme Team-Mail — Schritt für Schritt

nowtec solutions AG migriert NGOs, Stiftungen und Vereine von privaten Gmail-Konten und Google-Workspace-Postfächern auf eine DSG-konforme Team-Mail mit Hosting in der Schweiz oder EU. Wir übernehmen Postfächer, Kalender, Kontakte und Filter, richten SPF/DKIM/DMARC sauber ein und lösen verwaister @gmail.com-Adressen ab. Projekt ab CHF 2'000, konkrete Offerte nach Bestandsaufnahme im kostenlosen 60-Minuten-IT-Health-Check.

Warum private Gmail-Konten für NGOs zum Problem werden

Viele kleinere Schweizer NGOs starten pragmatisch: Gründerin eröffnet vor fünf Jahren ein privates Gmail-Konto, lädt Mitgründer und Vorstand ein, alle nutzen info@stiftung@...@gmail.com. Was im ersten Jahr funktioniert, wird im dritten Jahr zum Risiko. Vier Punkte, warum:

  • Keine institutionelle E-Mail-Adresse. Wer mit Behörden, Stiftungsaufsicht oder Grossspendern korrespondiert, braucht eine Domain, die zur Orgs gehört. Eine @gmail.com-Adresse wirkt unprofessionell und verschlechtert die Zustellbarkeit.
  • Datenhoheit fehlt. Google verarbeitet die Inhalte unter US-Recht. Auch wenn das DSG in der Schweiz keinen expliziten „Datenresidenz"-Zwang kennt: wer im Einzugsbereich des US CLOUD Act (18 U.S.C. § 2713) sitzt, läuft Gefahr, dass Behörden dort Daten anfordern, wo die Stiftung keine Handhabe hat.
  • Keine zentrale Verwaltung. Passwörter werden geteilt, MFA wird unregelmässig aktiviert, ehemalige Vorstandsmitglieder behalten Zugang. Ein Audit fällt durch.
  • Wissens-Verlust beim Wechsel. Wer die Stiftung verlässt, nimmt das Postfach mit — inklusive Kontakten, alten Threads und Anhängen. Eigentum an den Daten verschwindet mit der Person.

Diese Probleme sind lösbar, ohne dass die Orgs ihre Workflows komplett umbauen muss. Migration heisst nicht Plattform-Wechsel um jeden Preis — sie heisst saubere Zuständigkeit, saubere Authentifizierung und Hosting unter schweizerischem oder EU-Recht.

Was wir konkret migrieren

Eine Mail-Migration umfasst in der Regel folgende Bausteine. Welche davon zum Zug kommen, hängt vom Bestand ab:

  • Postfächer (IMAP-Übernahme) — vollständige Übernahme der Inhalte inkl. Ordnerstruktur, gesendeter Elemente, Entwürfe, Papierkorb.
  • Kalender — primäre Kalender pro Person, geteilte Kalender (Vorstand, Sitzungs-Serie), Einladungen und Erinnerungen.
  • Adressbücher — persönliche Kontakte, geteilte Kontaktordner, Verteilerlisten.
  • Filter und Regeln — soweit serverseitig migrierbar; clientseitige Filter dokumentieren wir für die Übergabe.
  • Signaturen — Standardvorlage pro Team, ergänzt um individuelle Disclaimer je nach Bedarf.
  • Authentifizierung — SPF, DKIM, DMARC, MTA-STS, TLS-RPT sauber aufgesetzt. Wer danach Mails von der eigenen Domain bekommt, weiss, dass sie echt sind.

Was wir bewusst nicht migrieren: Labels und Smart-Labels aus Gmail (zu Google-spezifisch), Google-Tasks (durch Open-Source-Aufgaben-Tools ersetzbar), Google-Drive-Links ohne Inhalt (separates Projekt).

Drei mögliche Zielumgebungen — und was wir empfehlen

Es gibt nicht „die eine" richtige Zielumgebung. Wir empfehlen je nach Situation eine von drei Varianten:

Variante A: Schweizer Mail-Hosting bei Infomaniak. Mailboxen auf Infomaniak in Genf, Webmail via Infomaniak-Webmailer oder Roundcube, IMAP/SMTP für lokale Clients. Vorteil: kein Per-Seat-Aufpreis, keine US-Bindung, vollständig schweizerisch. Nachteil: weniger Kollaborationsfunktionen als Google Workspace.

Variante B: Nextcloud Mail auf eigenem Hosting. Wer schon Nextcloud auf Schweizer Servern betreibt, kann das Mail-Modul mit hinzunehmen. Damit ist Mail, Kalender, Kontakte, Files und Office aus einer Hand. Mehr Aufwand im Setup, dafür weniger Werkzeug-Bruch. Passt zu Stiftungen, die ohnehin auf Open Source setzen.

Variante C: Microsoft 365 mit Microsoft-Nonprofit-Rabatt. Für Stiftungen, die aus guten Gründen bei Microsoft bleiben wollen: M365 Business Basic mit substanziellen Rabatten über das Microsoft-Nonprofit-Programm. Hosting in der EU-Region möglich, aber US CLOUD Act bleibt ein Thema. Wir setzen dann Auftragsverarbeitung und Konfiguration so, dass das Risiko minimiert wird.

Welche Variante für euch passt, klären wir im IT-Health-Check. Wer schon weiss, dass er weg von Google will, kann direkt in Migration auf Schweizer Server für NGOs weiterlesen — dort steht der grössere Kontext zu Office-Suiten, Filesharing und Mail als Gesamtpaket.

Ablauf: typischer Migrationsverlauf

Eine Mail-Migration folgt vier Etappen. Die Zeiten sind Richtwerte, nicht Versprechen — sie hängen von Postfachgrösse, Teamgrösse und Bestand ab.

  1. Bestandsaufnahme (1 Woche). Wir zählen Postfächer, messen Volumen, prüfen Sonderfälle (Weiterleitungen, geteilte Logins, Aliasse), dokumentieren Domains und DNS-Zustand. Daraus entsteht die Offerte.
  2. Zielumgebung aufsetzen (1 bis 3 Wochen). Hosting bereitstellen, Mailserver konfigurieren, SSL, SPF/DKIM/DMARC, Testpostfächer für Pilot-User. Parallel: Schulungsmaterial vorbereiten.
  3. Pilotmigration (1 Woche). Zwei bis drei Postfächer wandern als Pilot. Wir testen, ob alle Ordner, Kalender und Kontakte korrekt ankommen. Erst nach OK der Pilot-User:innen startet die Vollmigration.
  4. Vollmigration (1 bis 4 Wochen). Schubweise Migration der restlichen Postfächer, üblicherweise 5 bis 10 Postfächer pro Etappe. DNS-Cutover erst, wenn alle Postfächer synchron sind.

Als Gesamt-Richtwert für ein Mail-Migrationsprojekt mit 5 bis 20 Mitarbeitenden rechnen wir mit 4 bis 10 Wochen, je nach Variante und Bestand. Reine Mailbox-Migrationen ohne Kalender-/Kontakte-Übernahme gehen deutlich schneller. Eine generelle Einordnung liefert der Magazin-Artikel Migration auf Schweizer Server für NGOs.

Preise — ehrlich gerahmt

Wir veröffentlichen keine Lockangebote und keine Mondpreise. Was wir bestätigen können:

  • Mail-Migrationsprojekt: ab CHF 2'000, abhängig von Anzahl Postfächer, Volumen, Quell- und Zielsystem. Konkrete Offerte nach Bestandsaufnahme.
  • Laufender Support-Retainer: ab CHF 500 pro Monat für kleine NGOs. Empfehlenswert nach der Migration, weil DNS-Pflege, SPF-Updates und User-Onboarding laufend anfallen.
  • Hosting- und Lizenzkosten kommen on top: Infomaniak-Mailhosting ist in den meisten Fällen günstiger als Google-Workspace-Business-Starter (Richtwert: rund 7 Franken pro User und Monat), aber rechnen wir im Einzelfall durch.

Eine Kostenübersicht über die Gesamtrechnung (Mail, Filesharing, Office, CRM) bietet der Magazin-Artikel IT-Budget für kleine NGOs. Für Stiftungen, die Microsoft-Nonprofit- oder Google-for-Nonprofits nutzen wollen, rechnen wir konkret durch, ob ein Wechsel wirtschaftlich Sinn ergibt.

Was bewusst nicht versprochen wird

  • Keine 1:1-Übernahme von Gmail-Labels. Google-Labels sind semantisch, nicht hierarchisch. Eine Übernahme in IMAP-Ordner verzerrt die Struktur mehr als sie nützt. Wir vereinbaren vor der Migration eine sinnvolle neue Ordnerstruktur.
  • Keine Google-Meet-Übergabe in Drittlösungen. Videocalls sind eine eigene Welt. Wir migrieren das Kalender-Element, nicht aber Google-Meet-Aufzeichnungen. Wer Google Meet aktiv nutzt, braucht eine bewusste Entscheidung (Jitsi, BigBlueButton, Nextcloud Talk, Microsoft Teams).
  • Keine Garantie auf null Datenabfluss in die USA, solange Google Workspace parallel genutzt wird. Wer nach der Migration weiterhin ein Google-Konto für einzelne Services nutzt, behält die US-Bindung für diese Datenpunkte. Bewusste Entscheidung, nicht Vergessen.
  • Keine Rechtsberatung. Die Aussagen zu DSG, DSGVO und CLOUD Act sind technische Einordnungen. Für die abschliessende juristische Bewertung zieht bitte eine spezialisierte Anwältin oder einen spezialisierten Anwalt bei.

Häufige Fragen

Was passiert mit alten Mails beim Wechsel von Gmail auf den neuen Server?

Wir übernehmen die Postfächer per IMAP vollständig — Inbox, gesendete Elemente, Entwürfe, Papierkorb, alle Ordner. Was in Gmail als „Alle Nachrichten" sichtbar ist, landet im neuen Postfach im selben Ordner wie der Rest. Was fehlt, sind Labels und Smart-Labels; dafür vereinbaren wir eine neue Ordnerstruktur.

Werden wir @gmail.com-Adressen komplett los oder können wir sie parallel behalten?

Ihr werdet sie komplett los, wenn ihr das wollt. Parallel-Betrieb ist möglich, empfehlen wir aber nicht — verwais @gmail.com-Adressen sind das Risiko, das wir lösen wollen. Wer eine Übergangsphase braucht, richten wir Weiterleitungen ein, die nach drei bis sechs Monaten abgeschaltet werden.

Was ist mit Google Calendar und Google Kontakte?

Werden mitmigriert. Kalender-Einträge, Serien, Erinnerungen und Einladungen kommen in den neuen Kalender (CalDAV). Kontakte werden via CardDAV synchronisiert. Geteilte Kalender (Vorstand, Sitzungen) bleiben als geteilte Kalender erhalten.

Wie lange dauert eine Mail-Migration konkret?

Als Richtwert 4 bis 10 Wochen für eine Orgs mit 5 bis 20 Mitarbeitenden, je nach Bestand und gewählter Zielumgebung. Reine Postfach-Übernahmen ohne Kalender und Kontakte sind in 2 bis 4 Wochen machbar. Einen grösseren Überblick liefert Migration auf Schweizer Server für NGOs.

Was passiert mit Google Drive, Docs und Sheets?

Das ist ein separates Projekt. Drive-Inhalte gehören typischerweise in Nextcloud, SharePoint oder lokalen Fileserver. Wir migrieren das in einem Anschluss-Projekt mit eigenem Aufwand und eigener Offerte. Eine Einordnung liefert der Vergleich Nextcloud vs. Google Workspace für Non-Profits.

Interne Verlinkung

FAKTEN-BEDARF (nowtec)

Dieser Block sammelt, was wir an echten Belegen noch brauchen, bevor wir die Seite „kundenlesbar" finalisieren. Solange offen, wird nichts behauptet.

  • Anteil @gmail.com-Konten bei Bestandskunden — wie viele Orgs kommen tatsächlich mit privaten Gmail-Konten statt Google Workspace? Auswirkung auf Zielgruppenansprache.
  • Infomaniak-Mailhosting vs. Nextcloud-Mail — bestätigen, ob beide Varianten produktiv ausgeliefert werden oder nur eine davon. Aktuell als „beide möglich" beschrieben.
  • Pilotprojekte Mail-Migration — anonymisierte Referenzen mit Erlaubnis. Solange nicht vorhanden, keine Cases erfinden.
  • Datenmenge pro Postfach im Durchschnitt — relevant für Zeit- und Aufwandsschätzung. Aktuell als „abhängig vom Bestand" formuliert.
  • Mailflow mit Microsoft 365 nach Nonprofit-Rabatt — konkrete Konditionen, die wir weitergeben dürfen. Rabatte sind oft NDA-pflichtig.
  • Google-Meet-Ersatzempfehlung — schriftlich festhalten, ob wir Jitsi, BigBlueButton oder Nextcloud Talk als Default empfehlen. Aktuell offen gelassen.
  • Übergangsphase bei Weiterleitungen — bestätigen, ob 3 bis 6 Monate der Standard-Rahmen ist.