Wie ziehen NGOs von Microsoft 365 oder AWS auf einen Schweizer Server um?

Ein Umzug von Microsoft 365 oder AWS auf einen Schweizer Server lohnt sich für NGOs, die sensible Daten, klare Zuständigkeiten und weniger Abhängigkeit von US-Anbietern priorisieren. Der sichere Ablauf umfasst Bestandsaufnahme, Zielarchitektur, Pilotmigration, gestaffelten Transfer von E-Mail, Dateien und Groupware, kontrollierten Wechsel sowie Nachprüfung. Nicht jede Organisation muss jedoch vollständig migrieren.

Ein Wechsel ist kein Selbstzweck. Microsoft 365 und AWS bieten einen grossen Funktionsumfang, viele Integrationen und eingespielte Arbeitsabläufe. Eine Schweizer Zielumgebung ist sinnvoll, wenn die Organisation ihre Datenhaltung nachvollziehbarer steuern will und bereit ist, Architektur, Betrieb und Support sauber zu organisieren. In manchen Fällen ist eine Teilmigration vernünftiger als ein vollständiger Ausstieg.

Dieser Leitfaden richtet sich an Geschäftsleitungen und Vorstände. Er ersetzt weder eine technische Detailplanung noch eine Rechtsberatung.

Warum sollten NGOs von Microsoft 365 oder AWS wechseln?

Der wichtigste Grund für einen Wechsel ist nicht der Serverstandort allein, sondern mehr Kontrolle über Daten, Verträge, Zugriffe und den späteren Ausstieg. Schweizer Hosting kann diese Kontrolle verbessern. Es macht eine Umgebung jedoch nicht automatisch sicher oder DSG-konform.

Digitale Souveränität: Wer entscheidet über die Infrastruktur?

Digitale Souveränität bedeutet, dass eine NGO weiss, wo ihre Daten liegen, wer administrativen Zugriff hat, welche Unterauftragnehmer beteiligt sind und wie sich Daten wieder exportieren lassen. Dazu gehören auch Backups, Protokolle, Verschlüsselung, Identitäten und Wiederherstellung.

Open-Source-Lösungen wie Nextcloud und OnlyOffice verringern die Bindung an proprietäre Plattformen. Sie beseitigen Abhängigkeiten aber nicht vollständig: Auch eine Schweizer Umgebung braucht einen Hosting-Anbieter, kompetente Administration, Updates und verlässlichen Support.

DSG und DSGVO: Reicht Schweizer Hosting aus?

Nein. Für eine belastbare Datenschutzorganisation braucht es zusätzlich klare Bearbeitungszwecke, Berechtigungen nach Rollen, einen Vertrag zur Auftragsbearbeitung, dokumentierte technische und organisatorische Massnahmen, Löschregeln, Backups und einen Prozess für Sicherheitsvorfälle. Je nach Tätigkeit und betroffenen Personen kann neben dem Schweizer DSG auch die DSGVO relevant sein.

Wer Spender-, Mitglieder-, Klienten- oder Gesundheitsdaten bearbeitet, sollte Datenklassen und Schutzbedarf vor der Migration festlegen. Eine vertiefte Einordnung bietet der Schwester-Artikel Spenderdaten und DSG-Hosting für NGOs.

US CLOUD Act: Was ändert ein Schweizer Anbieter?

US-Unternehmen können unter bestimmten rechtlichen Voraussetzungen zur Herausgabe von Daten verpflichtet werden, die sich in ihrem Besitz, Gewahrsam oder ihrer Kontrolle befinden. Der physische Speicherort in Europa oder der Schweiz beseitigt dieses strukturelle Thema nicht zwingend. Der CLOUD Act bedeutet jedoch weder einen permanenten Direktzugriff noch, dass jede Nutzung eines US-Dienstes unzulässig wäre.

Ein Schweizer Anbieter ohne US-Muttergesellschaft reduziert diese konkrete US-Rechtsabhängigkeit. Welche rechtliche Bedeutung das für eine bestimmte NGO hat, muss anhand von Datenarten, Verträgen, Zugriffsmöglichkeiten und internationalen Tätigkeiten beurteilt werden. Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung; bei sensiblen Fällen gehört die Einordnung in fachkundige Hände.

Kosten: Wird die Schweizer Lösung günstiger?

Nicht automatisch. Open Source kann wiederkehrende Lizenz- und Per-User-Kosten reduzieren, verursacht aber Aufwand für Hosting, Einrichtung, Migration, Monitoring, Updates, Backup, Support und Schulung. Microsoft 365 oder AWS können bei standardisierten Anforderungen wirtschaftlich bleiben; komplexe AWS-Dienste können einen Ausstieg sogar verteuern.

Für den Vergleich zählt deshalb die Gesamtkostenbetrachtung über einen vereinbarten Zeitraum:

Eine seriöse Offerte setzt eine Bestandsaufnahme voraus. Pauschale Versprechen, die Migration spare in jedem Fall Geld, sind nicht belastbar.

Welche Voraussetzungen müssen vor der Migration erfüllt sein?

Vor dem ersten Export braucht die NGO ein vollständiges Inventar und verantwortliche Personen. Fehlen Eigentümer, Zugänge oder Aufbewahrungsregeln, sollte noch kein Umschaltdatum festgelegt werden.

Bestandsaufnahme: Diese Informationen werden benötigt

Zusätzlich braucht es einen getesteten, vom Migrationsweg unabhängigen Backup- oder Exportstand. Ein Export, der nie probeweise zurückgespielt wurde, ist noch kein belastbarer Rückweg.

Zielbild und Entscheidungsregeln

Die Zielarchitektur muss vor der Migration feststehen. Dazu gehören Hosting-Standort, Verantwortlichkeiten, Verfügbarkeit, Speicherreserve, Backup, Wiederherstellungsziel, Identitätsverwaltung, MFA, Protokollierung, Supportzeiten und Eskalationsweg.

nowtec setzt für Schweizer Hosting unter anderem auf Infomaniak. Nextcloud kann Dateien, Freigaben, Kalender und Kontakte bündeln; OnlyOffice ergänzt die gemeinsame Dokumentbearbeitung. Die konkreten Leistungen und Betriebsgrenzen müssen in der Offerte festgehalten werden. Einen Überblick geben die IT-Services für NGOs.

Schritt-für-Schritt: Wie läuft die Migration ab?

Die sichere Reihenfolge lautet: entscheiden, sichern, testen, kopieren, umschalten, kontrollieren und erst danach stilllegen. Jeder Schritt braucht ein Abnahmekriterium und einen benannten Entscheidungsverantwortlichen.

Schritt 1: Projektumfang und Erfolgskriterien festlegen

Die Geschäftsleitung entscheidet, welche Dienste vollständig wechseln, welche vorerst bleiben und welche abgeschaltet werden. Erfolgskriterien sind beispielsweise vollständige aktive Konten, geprüfte Stichproben, funktionierende Freigaben, zustellbare E-Mails, wiederherstellbare Backups und abgenommene Kernprozesse.

Die NGO sollte gleichzeitig festlegen, wer bei einem Problem den Wechsel stoppt. Ohne diese Go-/No-go-Verantwortung wird ein technisches Problem schnell zu einer ungeklärten Führungsfrage.

Schritt 2: Schweizer Zielumgebung aufbauen und härten

Die neue Umgebung wird vor dem Datentransfer eingerichtet. Dazu gehören Mandant oder Server, Domain, Benutzergruppen, Rollen, MFA, Backup, Monitoring, Updates, Protokollierung sowie getrennte Administrationskonten.

Erst wenn ein Restore-Test und die wichtigsten Zugriffswege funktionieren, ist die Plattform bereit für den Pilot. Produktivdaten sollten nicht als Testmaterial für eine unfertige Umgebung dienen.

Schritt 3: Daten sichern und Migrationsstand einfrieren

Vor jeder Veränderung werden Exporte, Backups und Konfigurationslisten erstellt. Danach dokumentiert das Projektteam, ab welchem Zeitpunkt Änderungen entweder vermieden oder durch einen Delta-Lauf nachgeführt werden.

Für geschäftskritische Daten braucht es einen Rückfallplan: Welche alte Umgebung bleibt wie lange lesbar? Welche Änderungen können zurückgeschrieben werden? Wer entscheidet über den Abbruch? Die Antworten gehören in das Runbook, nicht nur in den Kopf des Technikers.

Schritt 4: E-Mail gestaffelt migrieren

Zuerst werden Domain, Postfächer, Aliase, Verteiler, Weiterleitungen und Archive bereinigt. Danach migriert ein kleines Pilotteam historische E-Mails und prüft Ordner, Zeitstempel, Anhänge, Suche, Versand und Empfang.

Kurz vor dem Wechsel folgt ein weiterer Abgleich. Erst dann werden die relevanten DNS-Einträge kontrolliert umgestellt und der Mailfluss überwacht. Alte Postfächer bleiben während einer definierten Kontrollphase lesbar. SPF, DKIM und DMARC müssen passend zur Zielumgebung konfiguriert und getestet werden; blosse Zustellbarkeit genügt nicht als Abnahme.

Schritt 5: Dateien und SharePoint nach Nextcloud übertragen

SharePoint wird zuerst nach Sites, Bibliotheken und Verantwortlichen gegliedert. Veraltete Dubletten, private Ablagen und nicht mehr benötigte Freigaben sollten vor dem Transfer bereinigt werden, damit Altlasten nicht einfach kopiert werden.

Dateien lassen sich in kontrollierten Paketen nach Nextcloud übertragen. SharePoint-Listen, Workflows, Metadaten, Versionsverläufe, Teams-Verknüpfungen und spezielle Freigabelinks haben jedoch nicht immer eine direkte Entsprechung. Sie müssen separat übernommen, neu gebaut, archiviert oder bewusst verworfen werden.

Nach jedem Paket prüft das Team Dateianzahl, Stichproben, Ordnerstruktur, Berechtigungen und kritische Dokumente. Weitere Entscheidungshilfe bietet Nextcloud vs. Google Workspace für NPOs.

Schritt 6: Office-Dokumente mit OnlyOffice testen

DOCX-, XLSX- und PPTX-Dateien sollten vor der Breitenmigration mit realen NGO-Arbeitsabläufen getestet werden. Einfache Dokumente sind weniger kritisch als komplexe Vorlagen, Makros, eingebettete Schriften, Serienbriefe, Pivot-Auswertungen oder Add-ins.

Nicht kompatible Funktionen werden dokumentiert. Dann entscheidet die NGO pro Prozess: Vorlage vereinfachen, in ein offenes Format überführen, Fachanwendung ersetzen oder für einen begrenzten Sonderfall eine Microsoft-Lizenz behalten. OnlyOffice muss nicht jede Spezialfunktion ersetzen, um für die meisten Alltagsdokumente sinnvoll zu sein. Mehr dazu steht beim Office-Angebot für NGOs.

Schritt 7: Kontakte und Kalender übernehmen

Persönliche Kontakte und Kalender lassen sich je nach Quell- und Zielsystem über standardisierte Export- und Synchronisationsverfahren übertragen. Geteilte Kalender, Raumressourcen, Delegationen, private Termine, Kategorien und Serieneinladungen brauchen zusätzliche Tests.

Die Abnahme erfolgt mit konkreten Fällen: Kann die Assistenz im Namen der Geschäftsleitung planen? Bleiben bestehende Einladungen verständlich? Funktionieren Räume und Erinnerungen? Stimmen Zeitzonen und mobile Synchronisation? Erst wenn diese Prozesse laufen, ist die Groupware-Migration abgeschlossen.

Schritt 8: AWS-Workloads einzeln neu planen

Ein AWS-Ausstieg ist meist kein einfacher Dateitransfer. Virtuelle Server, Datenbanken und Objektspeicher können relativ direkt abgebildet werden; serverlose Funktionen, verwaltete Datenbanken, Warteschlangen, Identitätsdienste und AWS-spezifische Automationen benötigen oft eine neue Architektur.

Jeder Workload erhält deshalb eine Entscheidung: auf Schweizer Infrastruktur neu aufbauen, durch einen SaaS-Dienst ersetzen, stilllegen oder vorläufig bei AWS belassen. Datenbankmigrationen brauchen Konsistenzprüfungen, Anwendungen brauchen Last- und Funktionstests, und Geheimnisse sowie Schlüssel dürfen nicht unkontrolliert kopiert werden. Eine Teilmigration ist vertretbar, wenn Restrisiko, Zuständigkeit und Exit-Plan dokumentiert sind.

Schritt 9: Pilot abnehmen und kontrolliert umschalten

Ein repräsentatives Pilotteam testet nicht nur Login und Dateiöffnung, sondern vollständige Arbeitsabläufe aus Administration, Fundraising, Kommunikation und Geschäftsleitung. Fehler werden vor der Hauptmigration behoben und die Anleitung wird anhand echter Rückmeldungen verbessert.

Der Hauptwechsel erfolgt in Wellen oder in einem vereinbarten Wartungsfenster. Währenddessen protokolliert das Team Datenstände, Fehler, Entscheidungen und Nacharbeiten. Die interne Kommunikation nennt klar, was wann nicht verfügbar ist und wo Mitarbeitende Hilfe erhalten.

Schritt 10: Nachkontrolle durchführen und Altsysteme später stilllegen

Nach dem Wechsel werden Mailfluss, Dateibestände, Rechte, Kalender, Integrationen, Backups, Monitoring und Sicherheitsprotokolle geprüft. Fachverantwortliche bestätigen schriftlich, dass ihre Kernprozesse funktionieren.

Erst nach dieser Abnahme, einer definierten Rückfallfrist und der Klärung gesetzlicher Aufbewahrung werden Microsoft- oder AWS-Dienste gekündigt. Vorher müssen Datenlöschung, Exportnachweise, verbleibende Verträge, Domains, Schlüssel und Administrationskonten geklärt sein.

Welche Risiken bestehen und wie lässt sich Ausfallzeit vermeiden?

Ausfallzeit wird durch Pilotierung, Delta-Migration, klare Umschaltfenster und einen getesteten Rückfallplan reduziert. Vollständig ausschliessen lässt sie sich nicht. Das realistische Ziel ist ein kontrollierter Unterbruch mit bekannter Auswirkung statt eines ungeplanten Ausfalls.

Ein Wochenende allein löst das Risiko nicht. Entscheidend sind vorbereitete Tests, erreichbare Verantwortliche und die Möglichkeit, kontrolliert zurückzugehen.

Wie lange dauert die Migration und welcher Aufwand entsteht?

Für eine kleine NGO mit 5 bis 20 Mitarbeitenden liegt die grobe Projektspanne erfahrungsgemäss bei 6 bis 12 Wochen — vom Kick-off bis zur abgeschlossenen Schulung. Die reine technische Migration ist meist deutlich kürzer; der grössere Teil entfällt auf Analyse, Bereinigung, Pilot und Tests. Datenmenge, SharePoint-Komplexität, AWS-Anteile, Integrationen und Schulungsbedarf verschieben die Dauer nach oben oder unten.

Die Kalenderdauer ist nicht gleich der technischen Ausfallzeit. Ein grosser Teil entfällt auf Inventar, Entscheidungen, Bereinigung, Pilot, Tests und Schulung. Der eigentliche Wechsel kann in einem kürzeren Wartungsfenster stattfinden — bei E-Mail und Dateien mit sauberem Parallelbetrieb oft nur wenige Stunden (idealerweise abends oder übers Wochenende), bei komplexeren Umgebungen ein geplantes Wartungswochenende. Die genaue Länge lässt sich erst nach Pilot und Testmigration festlegen.

Die Kosten bestehen typischerweise aus Analyse, Zielaufbau, Datenmigration, Tests, Projektleitung, Schulung und Dokumentation sowie anschliessend aus Hosting und Betrieb. Die genannten Werte sind typische Marktrichtwerte für die Schweiz und ersetzen keine Offerte — die konkrete Zahl hängt von Datenmenge, Komplexität und Zielumgebung ab und wird nach der Bestandsaufnahme erstellt.

Wer macht was: nowtec und die NGO?

nowtec verantwortet die technische Planung und Durchführung im vereinbarten Umfang; die NGO verantwortet Daten, Prioritäten, fachliche Entscheidungen und Abnahme. Datenschutz, Kommunikation und Risikoentscheide bleiben Führungsaufgaben und können nicht vollständig an einen IT-Dienstleister delegiert werden.

Fazit: Wann ist der Wechsel sinnvoll?

Der Wechsel ist sinnvoll, wenn die NGO einen klaren Schutzbedarf, eine tragfähige Zielarchitektur und genügend interne Entscheidungszeit hat. Er ist nicht sinnvoll, wenn einzig ein politisches Signal gesetzt werden soll, während Prozesse, Verantwortlichkeiten und Betrieb ungeklärt bleiben.

Ein guter Migrationsentscheid beginnt deshalb nicht mit dem Kauf eines Servers, sondern mit einer unabhängigen Bestandsaufnahme. Der kostenlose IT-Health-Check zeigt, welche Daten und Dienste betroffen sind, welche Risiken zuerst geklärt werden müssen und ob Voll-, Teil- oder vorerst keine Migration sinnvoll ist.

FAQ — Häufige Fragen zur Migration auf Schweizer Server

Wie lange dauert die Migration von Microsoft 365 zu Nextcloud?

Als grobe Orientierung sind 6 bis 12 Wochen für eine kleine NGO mit 5 bis 20 Mitarbeitenden realistisch — vom Kick-off bis zur abgeschlossenen Schulung. Die reine technische Migration ist meist kürzer; bei komplexen SharePoint-Strukturen, vielen Integrationen oder grossen Datenmengen kann das Gesamtprojekt länger ausfallen.

Muss die NGO während der Migration offline arbeiten?

Nein, normalerweise nicht während des gesamten Projekts. Einzelne Dienste können im vereinbarten Umschaltfenster eingeschränkt sein; Pilotierung, Delta-Abgleich und eine lesbare Altsystem-Phase reduzieren den Unterbruch. Bei E-Mail und Dateien bleibt der Unterbruch mit sauberem Parallelbetrieb oft auf wenige Stunden begrenzt; bei komplexeren Umgebungen wird ein geplantes Wartungswochenende eingesetzt. Die konkrete Ausfallzeit wird erst nach einer Testmigration belastbar geplant.

Kann SharePoint vollständig nach Nextcloud übertragen werden?

Dateien und Ordner lassen sich grundsätzlich übertragen, aber SharePoint-Funktionen sind nicht immer eins zu eins in Nextcloud abbildbar. Listen, Workflows, Metadaten, Versionsverläufe, Teams-Bezüge und spezielle Freigaben müssen separat geprüft und gegebenenfalls neu umgesetzt oder archiviert werden.

Ist ein Schweizer Server automatisch DSG- und DSGVO-konform?

Nein. Der Standort ist nur ein Teil der Bewertung. Verträge, Berechtigungen, Sicherheitsmassnahmen, Löschregeln, Protokollierung, Backups, Unterauftragnehmer und Prozesse für Datenschutzvorfälle müssen ebenfalls stimmen; bei rechtlich sensiblen Fällen braucht es eine fachkundige Prüfung.

Funktionieren Microsoft-Office-Dateien in OnlyOffice unverändert?

Viele übliche DOCX-, XLSX- und PPTX-Dateien lassen sich bearbeiten, eine vollständige Kompatibilität darf aber nicht vorausgesetzt werden. Komplexe Makros, Add-ins, Vorlagen, Schriften, Pivot-Auswertungen oder Serienbriefe gehören deshalb in einen Testkatalog, bevor Microsoft-Lizenzen gekündigt werden.

Kann eine NGO AWS vollständig durch Schweizer Hosting ersetzen?

Das hängt von den eingesetzten AWS-Diensten ab. Virtuelle Server, Datenbanken und Speicher lassen sich häufig neu aufbauen; serverlose Funktionen, verwaltete Spezialdienste und eng gekoppelte Automationen können eine Neuentwicklung oder vorläufige Hybridlösung erfordern. Die Entscheidung muss pro Workload erfolgen.

Migration zuerst prüfen, dann planen: Beim kostenlosen IT-Health-Check bewertet nowtec mit eurer Organisation Ausgangslage, Schutzbedarf und realistische nächste Schritte.

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