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Andreas Freimüller, CEO, nowtec solutions AG · 15.07.2026

Open-Source-CRM ohne Per-Seat-Lizenzkosten für Schweizer Vereine mit 30 Mitarbeitenden

Für einen Schweizer Verein mit 30 Mitarbeitenden bietet nowCRM ein Open-Source-Modell ohne Per-Seat-Lizenzkosten. nowtec solutions AG plant Setup, Schweizer Hosting und die Migration von Spender:innen- und Kontaktdaten aus Excel, Gmail oder älteren CRM-Systemen. Datenschutz und Betrieb werden an DSG sowie, falls relevant, DSGVO ausgerichtet.

Warum 30 Mitarbeitende die Kostenfrage verändern

Bei einem Verein mit 30 Mitarbeitenden kann ein nutzerbasiertes Lizenzmodell die laufenden Kosten direkt an die Zahl der Zugänge koppeln. nowCRM verfolgt kein Per-Seat-Modell. Wenn mehr Personen mit dem CRM arbeiten, entsteht deshalb nicht automatisch für jede Person eine zusätzliche CRM-Lizenzposition.

„Lizenzkostenfrei" meint auf dieser Seite konkret: keine Per-Seat-Lizenzkosten für nowCRM. Es bedeutet nicht, dass Einführung und Betrieb kostenlos sind. Hosting, Datenmigration, Wartung, Support und interne Mitarbeit verursachen weiterhin Aufwand. Der tatsächliche Investitionsrahmen hängt zudem davon ab, wie viele der 30 Mitarbeitenden Zugriff benötigen und welche Verantwortlichkeiten der Verein festlegt.

Vor der Einführung muss der Verein seine Datenlage klären. Spender:innen- und Kontaktdaten können in Excel, Gmail und alten CRM-Systemen verteilt sein. nowtec prüft mit den zuständigen Personen, welche Quellen relevant sind und welche Bestände migriert werden sollen. Eine allgemeine Budgeteinordnung für Non-Profits liefert IT-Budget für kleine NGOs.

Leistungen — passend zum Verein statt pro Sitzplatz

Der Projektumfang richtet sich nicht allein nach der Zahl 30. Entscheidend sind Datenquellen, Betriebsmodell und organisatorische Zuständigkeiten. nowtec legt diese Punkte vor der Umsetzung in einer Offerte fest.

1. Bestandsaufnahme. Wir erfassen, wo Spender:innen- und Kontaktdaten liegen, welche Personen fachlich verantwortlich sind und welche Ausgangssysteme berücksichtigt werden müssen. Excel, Gmail und ältere CRM-Systeme sind bestätigte Migrationsszenarien.

2. Zugriffs- und Betriebsplanung. Der Verein bestimmt, welche Mitarbeitenden für ihre Aufgabe Zugang benötigen und wer Entscheide zum Datenbestand freigibt. nowtec stimmt die technische Umsetzung auf diese organisatorischen Vorgaben ab, ohne unbestätigte Rollen- oder Berechtigungsfunktionen zu versprechen.

3. nowCRM-Setup und Hosting. Wir richten die vereinbarte Open-Source-CRM-Umgebung ein. Eine Schweizer Hosting-Variante kann mit Infomaniak in Genf umgesetzt werden. Hetzner und Contabo in Deutschland kommen je nach vereinbartem Standort und Betriebsmodell ebenfalls infrage.

4. Kontrollierte Datenmigration. Bestehende Quellen werden nicht ungeprüft zusammengeführt. nowtec klärt Format und Umfang, bereitet die Übernahme vor und lässt das vereinbarte Ergebnis vom Verein fachlich prüfen, bevor der produktive Wechsel erfolgt.

5. Übergabe oder laufender Support. Nach der Einführung übernimmt entweder der Verein die Umgebung oder nowtec betreut sie im Retainer weiter. Der laufende Support beginnt ab CHF 500 pro Monat. Reaktionszeit, Zuständigkeit und konkrete Leistung werden vertraglich vereinbart.

DSG, DSGVO und Souveränität im Vereinsbetrieb

Spender:innen- und Kontaktdaten müssen nachvollziehbar bearbeitet werden. nowtec richtet Hosting und technisches Setup am Schweizer DSG und, falls für den Verein relevant, an der DSGVO aus. Die konkrete Rechtmässigkeit einer Bearbeitung, Aufbewahrungsfristen und interne Informationspflichten sind mit den verantwortlichen Stellen des Vereins und bei Bedarf mit externer Rechtsberatung zu klären.

Schweizer Hosting ist mit Infomaniak in Genf möglich. Hetzner und Contabo sind Hosting-Optionen in Deutschland. nowtec ist Kunde dieser Anbieter, aber kein ausgewiesener Reseller oder Partner. Auch ein Partnerstatus bei Nextcloud oder OnlyOffice wird nicht behauptet. Der effektive Standort und die vertragliche Konstellation müssen im konkreten Setup dokumentiert werden.

Open Source und fehlende Per-Seat-Lizenzkosten stärken die Wahlfreiheit, ersetzen aber keine Betriebsorganisation. Ein Verein mit 30 Mitarbeitenden braucht klare Zuständigkeiten für fachliche Datenpflege, technische Meldungen und Freigaben. Mehr zu Hosting und Datenschutz steht im Beitrag Spenderdaten und DSG: Worauf NGOs beim Hosting achten müssen.

Ablauf: Einführung für ein Team mit 30 Mitarbeitenden

Die Umsetzung erfolgt in vier Etappen:

  1. Kostenloser IT-Health-Check (60 Min). nowtec und Verein besprechen Datenquellen, Anzahl benötigter Zugänge, Hosting und gewünschte Betreuung. Termin: /de#health-check.
  2. Bestandsaufnahme und Offerte. Das Projekt wird anhand des tatsächlichen Bestands kalkuliert. Die konkrete Zahl nennt nowtec im Erstgespräch beziehungsweise nach der Sichtung und hält sie schriftlich fest.
  3. Setup, Test und Umstellung. Die Umgebung wird eingerichtet und die vereinbarte Migration kontrolliert geprüft. Der Verein erteilt die fachliche Freigabe für den Produktivstart.
  4. Übergabe oder Retainer. Interne Zuständigkeit oder laufende Betreuung durch nowtec werden klar getrennt. Serviceumfang und Reaktionszeiten stehen in der Vereinbarung.

Soll parallel die Office- und Dokumentenumgebung überprüft werden, ist dies ein eigener Arbeitsbereich. Der Magazinartikel Nextcloud vs. Google Workspace für Non-Profits hilft bei der Einordnung, ohne eine bestimmte Suite vorzuschreiben.

Preise — nicht 30-mal dieselbe Lizenz

nowCRM hat kein Per-Seat-Lizenzmodell. Für einen Verein mit 30 Mitarbeitenden wird daher keine CRM-Lizenz pauschal mit 30 multipliziert. Die Gesamtkosten ergeben sich stattdessen aus Einführung, Datenmigration, Hosting und dem vereinbarten Betrieb.

  • Laufender Support-Retainer: ab CHF 500 pro Monat. Die konkrete Höhe hängt von Serviceumfang, Reaktionszeit und Betriebsverantwortung ab.
  • Einführung und Migration: konkrete Zahl im Erstgespräch. Eine schriftliche Offerte folgt nach Sichtung der Datenquellen und Anforderungen.
  • Keine Per-Seat-Lizenzkosten. Ob 30 Mitarbeitende tatsächlich Zugriff benötigen, ist eine organisatorische Frage; die Zahl löst keine automatische nowCRM-Lizenzstaffel aus.
  • Website oder Landingpage: ab CHF 2'000 pro Projekt. Dieser Webprojektpreis ist bestätigt, gehört aber nicht zur Kalkulation einer nowCRM-Einführung.

Marktpreise anderer CRM-Lösungen sind höchstens Richtwerte und keine nowtec-Preise. Da Tarife, Pakete und Non-Profit-Rabatte wechseln, nennen wir ohne aktuelle Belege keine Vergleichssumme. Für den Verein ist die Gesamtsicht wichtiger als ein isolierter Sitzplatzpreis.

Proof und Vertrauen — ohne erfundene Vereinscases

nowtec solutions AG ist an der Hermetschloostrasse 70, 8048 Zürich, ansässig. Das Unternehmen ist unter +41 44 515 02 48 und info@nowtec.solutions erreichbar. Die UID lautet CHE-183.601.829; Wikidata führt die Organisation unter Q140563566.

CEO ist Andreas Freimüller, CTO ist gemäss bestehender Site Vladimir Stajilov. nowtec veröffentlicht auf dieser Seite keine unbelegten Kundenzahlen, Mitarbeiter:innen-Zahlen, Zertifizierungen, Mitgliedschaften oder Vereinsreferenzen. Ein konkreter Case mit 30 Mitarbeitenden wird erst genannt, wenn eine überprüfbare Freigabe vorliegt.

Häufige Fragen

Ist nowCRM für 30 Mitarbeitende wirklich lizenzkostenfrei?

nowCRM hat keine Per-Seat-Lizenzkosten. Die Zahl der Mitarbeitenden wird also nicht automatisch mit einem CRM-Sitzplatzpreis multipliziert. Kostenlos ist der Betrieb dennoch nicht: Einführung, Migration, Hosting, Wartung und Support müssen kalkuliert werden.

Müssen alle 30 Mitarbeitenden einen CRM-Zugang erhalten?

Nicht zwingend. Der Verein legt anhand seiner Abläufe fest, wer mit Spender:innen- und Kontaktdaten arbeiten muss. nowtec stimmt das Setup auf diese Entscheidung ab. Konkrete Rollen- oder Berechtigungsfunktionen werden erst nach bestätigter Produktprüfung zugesagt.

Können Excel, Gmail und ein altes CRM gleichzeitig migriert werden?

Diese drei Arten von Quellen können in die Migrationsplanung einbezogen werden. Ob und wie eine gemeinsame Übernahme möglich ist, hängt von Formaten, Datenqualität und Freigaben ab. nowtec nennt das Vorgehen nach Sichtung des Bestands.

Was kostet nowCRM für den Verein insgesamt?

Die konkrete Zahl wird im Erstgespräch und danach in einer schriftlichen Offerte genannt. Der Support-Retainer beginnt ab CHF 500 pro Monat. Für Setup und Migration gibt es ohne Bestandsaufnahme keinen seriösen Pauschalpreis.

Kann der Verein nowCRM später selbst betreiben?

Ja, eine Übergabe an den Verein ist möglich; alternativ übernimmt nowtec die laufende Betreuung. Welche Dokumentation, Zuständigkeiten und Serviceleistungen dazugehören, wird im Projekt vereinbart. Der Einstieg ist ein kostenloser 60-Minuten-IT-Health-Check.

Interne Verlinkung

FAKTEN-BEDARF (nowCRM-Verein mit 30 Mitarbeitenden)

Dieser Block nennt offene Nachweise für das Vereinsszenario. Sie werden erst nach Bestätigung in das Leistungsversprechen übernommen.

  • Exakte Open-Source-Lizenz und öffentliches Repository: Lizenzname und Repo-URL von nowCRM bestätigen.
  • Lizenzkosten-Modell: schriftlich belegen, ob neben dem fehlenden Per-Seat-Modell weitere Lizenzgebühren oder Bedingungen bestehen.
  • Skalierung für 30 Mitarbeitende: dokumentierte technische Voraussetzungen, empfohlene Betriebsgrösse und gegebenenfalls Belastungstests bereitstellen.
  • Zugriffsorganisation: tatsächlich verfügbare Rollen- und Berechtigungsfunktionen im aktuellen nowCRM-Stand belegen.
  • Gesamtkosten-Beispiel: freigegebene Musterkalkulation für Setup, Migration, Hosting und Support bei einem Verein dieser Grösse liefern.
  • Vereinsreferenz: überprüfbaren, freigegebenen Case mit vergleichbarer Teamgrösse benennen.