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Andreas Freimüller, CEO, nowtec solutions AG · 15.07.2026

CRM für Spenderdaten einer Schweizer NGO einrichten und zuverlässig betreiben

nowtec solutions AG implementiert und betreut nowCRM als Open-Source-CRM für Spender:innen- und Kontaktdaten. Das Setup berücksichtigt Schweizer DSG und, wo relevant, DSGVO, kann auf Schweizer Hosting ausgerichtet werden und kommt ohne Per-Seat-Lizenzmodell aus. Auch Migrationen aus Excel, Gmail oder älteren CRM-Systemen werden kontrolliert geplant.

Warum Spenderdaten ein eigenes CRM-Setup brauchen

Spenderdaten sind nicht einfach eine weitere Adressliste. Sie verbinden personenbezogene Angaben mit der Beziehung zwischen einer Person und einer Organisation. Für die NGO entstehen daraus fachliche, organisatorische und datenschutzbezogene Fragen: Welche Daten werden benötigt, wer darf damit arbeiten, aus welchen Quellen stammen sie und wie wird der Bestand langfristig gepflegt?

In der Praxis liegen diese Informationen oft verteilt vor. Eine Excel-Datei führt Kontakte, ein Gmail-Postfach enthält Korrespondenz, und ein älteres CRM hält historische Datensätze. Eine Migration darf diese Quellen nicht einfach zusammenkopieren. Zuerst müssen Zuständigkeit, gewünschter Umfang und Datenqualität geklärt werden. Die NGO entscheidet fachlich, was übernommen wird; nowtec plant und realisiert die technische Überführung.

nowCRM ist ein Open-Source-CRM ohne Per-Seat-Lizenzmodell. Das gibt Schweizer NGOs eine Alternative zu nutzerbasierten Lizenzstaffeln. Es bedeutet nicht, dass Betrieb und Einführung kostenlos sind: Hosting, Migration, Wartung und Support bleiben Leistungen mit nachvollziehbarem Aufwand. Für eine breitere Budgetperspektive verweisen wir auf IT-Budget für kleine NGOs.

Leistungen — vom Datenbestand bis zur Wartung

Der Projektumfang wird nach Sichtung des Bestands vereinbart. Wir versprechen keine unbestätigte Produktfunktion, sondern beschreiben die Arbeit, die für ein belastbares Setup nötig ist.

1. Quellen- und Bestandsaufnahme. Wir erfassen, wo Spender:innen- und Kontaktdaten liegen und welche Stelle innerhalb der NGO für die fachliche Freigabe zuständig ist. Excel, Gmail und Exporte aus älteren CRM-Systemen können als Migrationsquellen geprüft werden.

2. Migrationsplanung. Für jede relevante Quelle werden Umfang, Format und Vorgehen festgehalten. Vor der produktiven Übernahme erhält die Organisation eine kontrollierte Möglichkeit zur Prüfung. Nicht zuordenbare oder fachlich ungeklärte Daten werden nicht stillschweigend als korrekt behandelt.

3. nowCRM-Setup. nowtec richtet die vereinbarte nowCRM-Umgebung ein und stimmt Hosting sowie Zugriffsorganisation mit der NGO ab. nowCRM wird als Open Source bezeichnet. Die exakte Lizenz und eine öffentliche Repo-URL bleiben offen, bis belastbare Belege vorliegen.

4. Übergabe und organisatorische Einbettung. Das technische System allein löst keine Verantwortungsfrage. Deshalb wird festgehalten, wer den Bestand fachlich pflegt, wer technische Themen meldet und welches Betriebsmodell nach dem Start gilt. Die vereinbarte Umgebung wird an die zuständigen Personen übergeben.

5. Wartung und Support. nowtec kann nowCRM nach der Einführung laufend betreuen. Der Support-Retainer startet ab CHF 500 pro Monat. Konkreter Umfang, Reaktionszeit und Eskalation werden nicht pauschal versprochen, sondern in der Offerte und im Vertrag definiert.

DSG, DSGVO und Hosting für Spenderdaten

Für eine Schweizer NGO ist das DSG die zentrale nationale Grundlage; je nach Tätigkeit und betroffenen Personen kann zusätzlich die DSGVO relevant sein. nowtec richtet Hosting und technische Umsetzung an diesen Anforderungen aus. Ob eine bestimmte Bearbeitung rechtlich zulässig ist und welche Aufbewahrungs- oder Löschpflicht gilt, muss im konkreten Kontext geklärt werden. Die technische Leistung ist keine Rechtsberatung.

Als Schweizer Hosting-Anbieter kann Infomaniak in Genf eingesetzt werden. Je nach vereinbarter Architektur und Standortanforderung sind auch Hetzner oder Contabo in Deutschland mögliche Anbieter. nowtec ist bei diesen Anbietern Kunde und behauptet weder Reseller- noch Partnerstatus. Der effektive Hosting-Standort muss vor der Inbetriebnahme in der Offerte und den zugehörigen Vereinbarungen eindeutig festgehalten werden.

DSG-Konformität folgt nicht allein aus einem Schweizer Serverstandort. Ebenso relevant sind geregelte Zugriffe, eine nachvollziehbare Datenübernahme und klare Zuständigkeiten bei der NGO. Der Magazinbeitrag Spenderdaten und DSG: Worauf NGOs beim Hosting achten müssen ordnet diese Fragen vertieft ein.

Ablauf: kontrolliert statt Big Bang

Das Vorgehen besteht aus vier Etappen:

  1. Kostenloser IT-Health-Check (60 Min). Im ersten Termin werden Quellen, aktuelle Schwierigkeiten und Ziele besprochen. Die Anfrage erfolgt über /de#health-check.
  2. Bestandsaufnahme und schriftliche Offerte. nowtec prüft die Ausgangslage und beschreibt Setup, Migration, Hosting und optionalen Support. Die konkrete Zahl wird im Erstgespräch beziehungsweise nach der Bestandssichtung genannt.
  3. Test und produktive Übernahme. Das vereinbarte Setup wird vorbereitet und die Datenübernahme kontrolliert geprüft. Die NGO gibt das fachliche Ergebnis frei, bevor der Produktivbetrieb beginnt.
  4. Übergabe oder Wartungs-Retainer. Nach dem Start kann die Organisation selbst übernehmen oder nowtec mit der laufenden Betreuung beauftragen. Verantwortlichkeiten und Reaktionszeiten werden vertraglich festgelegt.

Falls Spenderdaten heute in einer breiteren Kollaborationsumgebung liegen, muss auch diese separat bewertet werden. Der Artikel Nextcloud vs. Google Workspace für Non-Profits liefert eine erste Orientierung, ohne eine CRM-Entscheidung vorwegzunehmen.

Preise — was feststeht und was eine Offerte braucht

Der Aufwand für ein Spenderdaten-Projekt hängt vom Zustand der Quellen, der Datenmenge, dem gewünschten Hosting und der späteren Betreuung ab. nowtec veröffentlicht deshalb keinen unbelegten Einheitspreis für Migration und Setup.

  • Support-Retainer: ab CHF 500 pro Monat. Der Preis gilt als Einstieg für laufende Betreuung; der konkrete Umfang wird individuell vereinbart.
  • CRM-Setup und Migration: konkrete Zahl im Erstgespräch. Nach Sichtung der Ausgangslage folgt eine schriftliche Offerte.
  • Keine Per-Seat-Lizenz. nowCRM berechnet keine nutzerbasierte Lizenzstaffel. Zusätzliche Personen verändern nicht automatisch die CRM-Lizenzkosten, können aber den Support- oder Betriebsaufwand beeinflussen.
  • Website oder Landingpage: ab CHF 2'000 pro Projekt. Dieser bestätigte Webprojektpreis ist vom nowCRM-Projekt getrennt und kein Richtpreis für die Datenmigration.

Externe Marktpreise wären lediglich Richtwerte, keine nowtec-Preise. Weil CRM-Tarife und Non-Profit-Konditionen veränderlich sind, verwenden wir keine unbestätigte Vergleichszahl als Verkaufsargument.

Proof und Vertrauen — überprüfbare Angaben

nowtec solutions AG ist an der Hermetschloostrasse 70, 8048 Zürich, domiziliert. Kontakt: +41 44 515 02 48 und info@nowtec.solutions. Die UID ist CHE-183.601.829, der Wikidata-Eintrag Q140563566.

CEO ist Andreas Freimüller, CTO ist gemäss bestehender Site Vladimir Stajilov. Diese Angaben ersetzen keine Produktreferenz. Kundenzahlen, Zertifizierungen, Teamgrösse oder Mitgliedschaften werden nicht behauptet, solange keine belastbaren Nachweise vorliegen. Auch ein Partnerstatus bei Nextcloud, OnlyOffice oder den Hosting-Anbietern wird ausdrücklich nicht beansprucht.

Häufige Fragen

Warum sollten Spenderdaten nicht dauerhaft in mehreren Excel-Dateien bleiben?

Verteilte Dateien erschweren klare Zuständigkeiten und eine kontrollierte Migration. Ob Excel im Einzelfall ausreicht, hängt von der Organisation ab. nowCRM bietet eine Open-Source-Alternative für die gemeinsame Arbeit mit Spender:innen- und Kontaktdaten, ohne Per-Seat-Lizenzmodell.

Können Daten aus Gmail und einem alten CRM übernommen werden?

Migrationen aus Gmail und älteren CRM-Systemen gehören zu den bestätigten Ausgangsszenarien. Der konkrete Umfang hängt von Exportformat, Datenqualität und fachlicher Freigabe ab. nowtec prüft die Quellen zuerst und nennt erst danach Aufwand und Vorgehen.

Ist Schweizer Hosting für DSG-Konformität ausreichend?

Nein. Der Hosting-Standort ist wichtig, aber nicht die einzige Voraussetzung. Zugriffe, Verantwortlichkeiten und die konkrete Bearbeitung müssen ebenfalls geregelt sein. nowtec richtet das technische Setup an DSG und gegebenenfalls DSGVO aus; die Einordnung ist keine Rechtsberatung.

Wie viel kostet das CRM-Setup für Spenderdaten?

Die konkrete Zahl nennt nowtec im Erstgespräch und bestätigt sie nach der Bestandsaufnahme schriftlich. Der laufende Support-Retainer beginnt ab CHF 500 pro Monat. nowCRM hat kein Per-Seat-Lizenzmodell, doch Hosting, Migration und Wartung verursachen Aufwand.

Wer wartet nowCRM nach der Datenmigration?

Die NGO kann die vereinbarte Umgebung nach der Übergabe selbst verantworten oder nowtec mit der laufenden Betreuung beauftragen. Zuständigkeiten, Serviceumfang und Reaktionszeiten stehen im Vertrag. Startpunkt ist der kostenlose IT-Health-Check.

Interne Verlinkung

FAKTEN-BEDARF (nowCRM-Spenderdaten)

Dieser Block hält offene Nachweise fest. Bis zur Bestätigung erscheinen sie nicht als Produkt- oder Leistungsversprechen.

  • Exakte Open-Source-Lizenz und öffentliches Repository: Lizenzname und Repo-URL von nowCRM bestätigen.
  • Spenderdaten-Funktionen: dokumentieren, welche konkreten Felder, Prozesse, Auswertungen und Exporte im aktuellen Produktstand verfügbar sind.
  • Migrationsformate: bestätigte Importwege für Excel, Gmail und benannte Alt-CRM-Systeme inklusive Grenzen belegen.
  • Datenschutzunterlagen: Muster zur Auftragsbearbeitung, dokumentierte technische und organisatorische Massnahmen sowie Zuständigkeiten bereitstellen.
  • Schweizer Hosting: konkretes Rechenzentrum, Backup-Standort und Wiederherstellungsverfahren der angebotenen Variante bestätigen.
  • Praxisnachweise: freigegebene NGO-Referenzen für eine Spenderdaten-Migration und laufende Wartung benennen.