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Andreas Freimüller, CEO, nowtec solutions AG · 15.07.2026

IT-Infrastruktur-Setup und laufendes Monitoring für Schweizer Stiftungen

nowtec solutions AG richtet für Schweizer Stiftungen die IT-Infrastruktur ein (Cloud, M365 oder Nextcloud auf Infomaniak, Hetzner, Contabo) und übernimmt das laufende Monitoring: 2FA, Endpoint-Protection, Backups, Patch-Management, monatliche Statusreports. Retainer ab CHF 500 pro Monat, Setup-Projekte ab CHF 2'000, Auftragsverarbeitung nach Schweizer DSG. Der Erstkontakt läuft über einen kostenlosen 60-Minuten-IT-Health-Check.

Was Stiftungen bei IT anders brauchen

Stiftungen sind keine KMU und keine klassischen NGOs. Vier Eigenschaften prägen den IT-Bedarf:

  • Aufsichtspflicht. Stiftungen unterstehen je nach Rechtsform der eidgenössischen oder kantonalen Stiftungsaufsicht. Datenschutz, Buchhaltungsdaten und Zugriffsrechte müssen dokumentierbar und auditierbar sein — nicht nur funktionieren.
  • Lange Verantwortungsketten. Stiftungsrat, Geschäftsstelle, Revisionsstelle. Verantwortlichkeiten wechseln seltener als in KMU. Die IT-Dokumentation muss über fünf bis zehn Jahre lesbar bleiben.
  • Spender- und Destinatärdaten. Mittelverwendung, Spendenquittungen, Klient:innen-Dossiers unterliegen Schweizer DSG und je nach Sitz auch der DSGVO. Compliance ist nicht Bonus, sondern Pflichtbestandteil.
  • Begrenzte interne IT. Die meisten Stiftungen haben keine eigene IT-Abteilung. Setup, Betrieb und Eskalation müssen durch externe Partner abgedeckt sein, ohne dass der Stiftungsrat zum IT-Manager wird.

Wer die Compliance-Lage vertiefen will, liest zuerst Spenderdaten und DSG: Worauf NGOs beim Hosting achten müssen. Wie sich IT-Kosten in Stiftungsbudgets einordnen, zeigt der Magazin-Artikel IT-Budget für kleine NGOs.

Leistungen — Setup und laufendes Monitoring

Unser Setup- und Monitoring-Paket für Stiftungen deckt fünf Bereiche ab. Setup und Retainer sind getrennt buchbar, gehören aber idealerweise zusammen.

1. Setup und Migration. Aufbau oder Umzug von Mail, Files und CRM auf Schweizer Hosting (Infomaniak, Hetzner, Contabo). Kompatibel mit Microsoft 365, Google Workspace oder Nextcloud/OnlyOffice/nowCRM. Typische Projektdauer 6 bis 12 Wochen für eine Stiftung mit 5 bis 25 Mitarbeitenden — als Richtwert, abhängig vom Bestand.

2. Laufendes Monitoring. Überwachung der Kerndienste (Mail, Files, CRM, Backups), Patch-Management, Kapazitäts-Auswertung. Bei Auffälligkeiten manuelle Reaktion, nicht nur ein E-Mail-Ticket.

3. Sicherheits-Operations. 2FA-Rollout, Endpoint-Protection, Verschlüsselung, Awareness-Schulungen für Stiftungsrat und Geschäftsstelle. Begleitung externer Penetrationstests bei Bedarf.

4. Backup und Recovery. Getestete Offsite-Backups (versioniert, verschlüsselt, recovery-erprobt). Restore-Übungen einmal pro Quartal, dokumentiert. Restore-Zeit vertraglich vereinbart.

5. Reporting und Audit-Begleitung. Monatlicher Statusreport, jährlicher Souveränitäts-Check, Begleitung bei Revisions- und Aufsichtsprüfungen. Eskalation an CTO Vladimir Stajilov, falls nötig.

Eine Einschätzung zu Office-Suiten liefert der Vergleich Nextcloud vs. Google Workspace für Non-Profits.

Souveränität und Aufsichtstauglichkeit

Wir sind bewusst kein Hyperscaler-Reseller und kein Partnerstatus-Anbieter für Nextcloud oder OnlyOffice. Wir kaufen bei Schweizer und EU-Hostern ein und rechnen transparent ab. Für Stiftungen hat das spezifische Konsequenzen:

  • Hosting in der Schweiz und EU, nicht in den USA. Primär Infomaniak (Genf), bei Bedarf Hetzner oder Contabo (beide DE). Wer Microsoft 365 oder Google Workspace einsetzt, sitzt im Einzugsbereich des US CLOUD Act (18 U.S.C. § 2713) — bei einer Auskunftsanfrage riskiert er den unfreiwilligen Datenabfluss.
  • Dokumentierte Datenflüsse. Wir liefern im Setup ein Datenfluss-Diagramm, das zeigt, welche Daten wo liegen. Das ist die Grundlage für jede Aufsichtsprüfung.
  • Auftragsverarbeitung mit klaren Pflichten. Wir setzen im Auftragsverarbeitungsvertrag die Anforderungen aus Schweizer DSG (Art. 16 DSG, Auslandbekanntgabe) und DSGVO um. Wo die rechtliche Lage komplex wird, verweisen wir auf externe Rechtsberatung — das ist keine Rechtsberatung.
  • Audit-Spuren in Logs. Wer Änderungen an Berechtigungen, Backups oder Konfigurationen vorgenommen hat, bleibt nachvollziehbar. Auch über Personalwechsel hinweg.

Hinweis zur Lesart: Die Aussagen zu CLOUD Act, DSG und DSGVO sind technische Einordnungen, keine Rechtsberatung. Im Ernstfall lotst euch ein spezialisierter Anwalt durch die konkrete Lage eurer Stiftung.

Ablauf: vom ersten Gespräch zum laufenden Monitoring

Wer mit uns startet, durchläuft vier Schritte:

  1. Kostenloser IT-Health-Check (60 Min). Wir schauen uns Bestand, Pain-Points, Reporting-Pflichten und Aufsichtsrahmen an. Kein Verkaufsdruck, keine Folgetermine ohne euer OK. Buchen über die Startseite: it-support.nowtec.solutions.
  2. Bestandsaufnahme und Offerte. Wir liefern eine schriftliche Offerte mit Setup-Aufwand, Retainer-Bestandteilen, Zeitplan und Investitionsrahmen. Konkrete Zahlen gibt es erst nach Bestandsaufnahme — alles andere wäre geraten.
  3. Setup-Etappen. Migration in kleinen, testbaren Schritten. Datenfluss-Diagramm, Admin-Dokumentation und erste Backups stehen, bevor produktive Daten umgezogen werden.
  4. Übergang ins Monitoring. Nach erfolgreichem Setup wechseln wir in den laufenden Monitoring-Retainer. Reports, Eskalationspfade und Restore-Zeiten sind dann vertraglich vereinbart.

Preise — ehrlich und gerahmt

Wir veröffentlichen keine Lockangebote und keine Mondpreise. Was wir bestätigen können:

  • Laufender Monitoring-Retainer: ab CHF 500 pro Monat für kleine Stiftungen. Der Preis hängt von Nutzerzahl, Reaktionszeit und Hosting-Modell ab.
  • Setup-Projekt: ab CHF 2'000, abhängig von Umfang, Bestand und gewünschter Plattform.
  • Konkrete Offerte nach Bestandsaufnahme. Wir nennen keine Pauschale, ohne den Bestand gesehen zu haben.

Als Richtwert am Markt, nicht als nowtec-Preis, lagen Microsoft 365 Business Basic zuletzt bei rund 5 bis 6 Franken pro Nutzer:in und Monat (exkl. MwSt.) und Google Workspace Business Starter bei rund 7 Franken. Beide Anbieter haben NGO-Programme mit teils deutlich günstigeren Konditionen (Google for Nonprofits: Basis gratis; Microsoft-Nonprofit-Programm mit substanziellen Rabatten). Wir rechnen im Einzelfall durch, ob sich Open Source oder diese Rabatte für euch besser rechnen — gerade wenn die Aufsichtsprüfung eine klare Datenlage verlangt.

Proof und Vertrauen — was wir belegen können, was nicht

Was wir belegen:

  • Firmenadresse. nowtec solutions AG, Hermetschloostrasse 70, 8048 Zürich, +41 44 515 02 48, info@nowtec.solutions. UID CHE-183.601.829.
  • Leitung. CEO Andreas Freimüller, CTO Vladimir Stajilov. Beide persönlich erreichbar — kein anonymes Ticket-System, kein Offshore-Support.
  • Entity-Konsens. Wikidata Q140563566, identische NAP-Daten auf Website, Wikidata und Verzeichnissen.

Was wir bewusst nicht behaupten: konkrete Kundenzahlen, Zertifizierungen oder Branchenreferenzen, solange die jeweilige Orgs uns nicht ausdrücklich freigegeben hat. Erfundene Cases sind schlimmer als keine — wir veröffentlichen erst, was belegbar ist. Siehe dazu den Notizblock am Ende dieser Seite.

Häufige Fragen

Was kostet IT-Setup plus laufendes Monitoring für eine Stiftung konkret?

Das Setup-Projekt beginnt bei nowtec ab CHF 2'000, der Monitoring-Retainer ab CHF 500 pro Monat. Beide Zahlen sind Einstiegswerte und hängen von Nutzerzahl, Hosting-Modell und Reaktionszeit ab. Eine konkrete Offerte gibt es erst nach Bestandsaufnahme. Eine Kostenrechnung bietet der Magazin-Artikel zum IT-Budget für kleine NGOs.

Wie lange dauert ein typisches IT-Setup-Projekt?

Als Richtwert 6 bis 12 Wochen für eine Stiftung mit 5 bis 25 Mitarbeitenden, abhängig vom Bestand und der Komplexität der Migration. Reine Mail-Migrationen gehen deutlich schneller, CRM-Migrationen in nowCRM sind ein separates Projekt.

Welches Monitoring ist im Retainer enthalten?

Überwachung der Kerndienste (Mail, Files, CRM, Backups), Patch-Management, Kapazitäts-Auswertung, monatlicher Statusreport, definierte Reaktionszeit. Eskalation an CTO Vladimir Stajilov bei Vorfällen. Penetrationstests und Forensik sind separate Angebote.

Wie bereit ist die IT-Infrastruktur für eine Aufsichtsprüfung?

Die Dokumentation umfasst Datenfluss-Diagramm, Admin-Übergaben, Backup- und Restore-Protokolle sowie Audit-Logs der Kerndienste. Für die abschliessende juristische Bewertung verweisen wir auf externe Rechtsberatung. Die Einordnung liefert der Artikel Spenderdaten und DSG.

Welche Daten verlassen die Schweiz nicht?

Bei reinem Schweizer Hosting (Infomaniak, Genf) bleiben alle Daten in der Schweiz. Bei Hetzner oder Contabo (DE) verlassen die Daten die Schweiz und sind DSG-konform in der EU. Eine US-Hosting-Komponente (Azure, AWS, Google Cloud) bauen wir bewusst nicht ein.

Interne Verlinkung

FAKTEN-BEDARF (nowtec)

Dieser Block sammelt, was wir an echten Belegen noch brauchen, bevor wir die Seite „kundenlesbar" finalisieren. Solange offen, wird nichts behauptet.

  • Gründungsjahr und Teamgrösse von nowtec — aktuell nicht öffentlich belegt.
  • Stiftungs-Referenzen mit Erlaubnis — konkrete Stiftungen, die uns freigeben würden (anonymisiert oder namentlich). Erfundene Cases werden ausgeschlossen.
  • Restore-Zeit als Vertragsbestandteil — im Text genannt, im Retainer-Vertrag konkret zu vereinbaren; keine pauschale Stundenangabe ohne Bestand.
  • Eskalationspfad an CTO — wird hier explizit so dargestellt, im Alltag pro Kunde zu dokumentieren.
  • Sicherheits-Zertifizierungen (ISO 27001, Cyber-Ventures-Testat etc.) — falls vorhanden, mit Ablaufdatum; falls nicht, nicht behaupten.
  • Sprachabdeckung — betreuen wir französisch- oder italienischsprachige Stiftungen? Aktuell nur de-CH-Annahme.
  • Eidgenössische vs. kantonale Stiftungsaufsicht — die Aufsichtsfragen sind je nach Stiftungszweck und Sitz unterschiedlich; im Text pauschalisiert.